Por lo general, a los gerentes de ventas les resulta fácil ver los beneficios de adoptar un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Aprecian que en un sistema CRM sus datos de ventas se almacenarán de manera centralizada y se presentarán en un formato fácil de seguir, lo que les permitirá monitorear los procesos de ventas, el desempeño del personal y, como resultado, optimizar las ventas.

Pero, ¿qué pasa con los vendedores?

Los vendedores a menudo ven al software CRM como otra herramienta, como más trabajo y simplemente como otra forma de que sus jefes hagan un seguimiento de su trabajo.

También es el tiempo adicional que se dedica a ingresar datos en el sistema CRM lo que aumenta la irritación.

Los vendedores piensan que esto los aleja de su tarea principal: vender.

Pero este blog no trata sobre por qué los equipos de ventas a menudo no encuentran lo bueno en un sistema CRM, sino sobre porqué es importante un software CRM en tu empresa y además, te enseñamos un paso a paso para implementarlo.

¿Por qué es fundamental contar con un CRM en tu empresa?

¿Sabías que se espera que el mercado de CRM software crezca en tamaño a $43.5 mil millones a nivel mundial en 2024?

Los software CRM son herramientas poderosas que pueden ayudar a tu empresa a acelerar el crecimiento empresarial mientras se elimina la fricción, se favorece la colaboración entre equipos, se administran los registros de contactos, se sincronizan datos, automatizan las tareas diarias y más.

Un sistema CRM recopila, organiza y gestiona toda la información relacionada con el cliente para luego realizar un seguimiento del recorrido del comprador para cada persona con la que interactúa, agilizar la comunicación, mejorar la experiencia del cliente y mejorar la gestión de datos.

¿Cómo implementar un sistema CRM en tu empresa? 8 pasos para lograrlo.

Invertir en un software CRM puede generar una ventaja competitiva, siempre y cuando esté bien implementado. La implementación juega un papel fundamental en el retorno de inversión y aprovechamiento del sistema porque de ella depende que el sistema realmente atienda las necesidades de los equipos y además, que la adopción por parte de los usuarios sea positiva.

El proceso de implementación podríamos dividirlo en ocho etapas que suponen el planeamiento, la ejecución, el monitoreo y la evaluación de la herramienta en marcha; sin embargo, este proceso podría variar según el partner o proveedor del sistema con el que decidas apoyarte.

Veamos con detalle cada uno de los pasos para implementar un sistema CRM en tu empresa:

1.     Análisis del negocio

La primera etapa de implementación supone aclarar la situación real por la que atraviesa la empresa, sus necesidades reales y el contexto de la implementación CRM. Algunas preguntas que pueden ayudarte a analizar la situación de tu empresa podrían ser:

¿Con cuánto presupuesto se cuenta para llevar a cabo la implementación?

¿Qué tipo de problemas están enfrentando actualmente los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente?

¿Qué procesos de venta podrían mejorar en la empresa?

¿Los datos de los clientes pueden encontrarse rápidamente?

¿Tu empresa está lista para centrarse en el cliente?

¿Cómo son los procesos de cada área del negocio? ¿Cuáles son sus debilidades y/o fortalezas?

2. Plantear los objetivos del proyecto de implementación

Los objetivos son importantes porque ayudan a los líderes y proveedores a definir la intención de alcanzar con la implementación.

Responder a las preguntas del paso uno puede ayudarte a tener claros los objetivos que persigues con la implementación de la herramienta.

3. Presentación del proyecto a tu equipo

Un proyecto de implementación de software CRM requiere del apoyo de todas las partes de la empresa. Por eso, antes de presentar la nueva cultura empresarial, conviene definir el equipo que estará involucrado en el sistema CRM y las responsabilidades de cada uno. Lo ideal es que este equipo esté formado por miembros de las áreas clave, expertos en IT y tomadores de decisiones.

Este proceso ayudará en la organización y establecimiento de los niveles de acceso a la herramienta.

4. Elección del ERP

La elección de un CRM en la nube o un CRM local dependerá de las necesidades de tu empresa y por supuesto, del presupuesto con el que dispones.

Ninguna opción es buena  o mala, pero antes de decidir es recomendable evaluar junto al partner los pros y contras de cada opción.

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5. Mapeo de procesos

El mapeo de procesos en la implementación del sistema CRM consiste en crear un esquema con el paso a paso sobre cómo será desarrollado el proyecto. En este esquema, debe detallarse el responsable de cada actividad y todos los involucrados en el plano, además deberán estar claros los plazos, las actuaciones y posibles resultados.

6. La implementación de la herramienta

La implementación de la herramienta supone la ejecución del paso a paso previamente definido, en esta etapa es importante trabajar de la mano del proveedor para hacer las debidas configuraciones, personalizar el sistema según las necesidades y hacer la respectiva migración de datos en el sistema.

7. Presentación de la nueva cultura empresarial y entrenamiento

Es importante que todos los empleados tengan clara la información sobre la implementación del sistema CRM de forma clara y rica. Para que el proceso de adopción del sistema sea positivo, es necesario que todos entiendan que el CRM software facilita y automatiza el trabajo para ayudar en el logro de las metas y en el aumento de ventas, trayendo mejores resultados en menos tiempo.

Después de comunicar a todos, es hora de entrenar el equipo involucrado para el uso de la herramienta. Este proceso puede llevar algún tiempo, ya que la implementación de CRM software  cambia la cultura de la empresa y algunos colaboradores pueden tener más dificultades que otros.

Por suerte, las herramientas online que ponen a disposición los proveedores y las sesiones de aprendizaje son muy intuitivas y el entrenamiento no presenta muchos obstáculos.

8. Mantenimiento y monitoreo de la herramienta

Una vez implementado el sistema CRM es recomendable mantener una frecuencia en el monitoreo y mantenimiento de la herramienta. La idea, es que el equipo encargado junto al proveedor analice constantemente los resultados del sistema dentro de la empresa y, si es necesario, ajustar los procesos para reducir las probabilidades de perjudicar la estrategia.

¿Aún no cuentas con un software CRM en tu empresa? Sabemos que tu equipo comercial es capaz de lograr grandes cosas, pon a su disposición un sistema integrado e inteligente que además de mejorar la atención ofrecida, permita facilitar sus labores y hacer que desarrollen y demuestren todo su potencial.

El sistema CRM Sales Cloud puede ser una excelente opción para mejorar el área comercial y llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.

¿Porqué Salesforce es tu mejor opción de CRM?

Salesforce es el líder mundial en implementación de sistema CRM, esta plataforma dispone de un gran abanico de módulos para gestionar todo lo que necesita hoy una empresa. Además, posee una interfaz muy sencilla e intuitiva de utilizar.

La arquitectura cloud permite el acceso desde cualquier lugar y dispositivo. Con este concepto innovador, tu equipo de ventas tiene la posibilidad de trabajar con los clientes de manera individual y personalizada, mejorando las comunicaciones y la relación de la marca con los clientes.

Salesforce se dedica exclusivamente a crear soluciones CRM, 100% del foco e inversiones en investigación y desarrollo están dedicadas a CRM, proveyendo una solución madura, flexible y de alta funcionalidad.  Además, ofrece el tiempo de implementación más corto del mercado y 3 actualizaciones anuales del sistema.

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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México