La productividad se ha convertido en uno de los aspectos más importantes de una empresa. Veamos cómo es que un software CRM como Salesforce ayuda a mejorarla.

La definición de productividad puede variar de persona a persona o de empresa en empresa. Para algunos ser productivo significa hacer muchas cosas al mismo tiempo, o estar lleno de trabajo en todo momento, pero esto dista mucho del verdadero significado de ‘productividad’.

¿Qué es la productividad?

Para tener una mejor comprensión de este concepto debemos revisar su definición.

Dentro del lenguaje, solo significa tener la capacidad de producir. Pero si le preguntas a empresarios y profesionales de la consultoría te dirán que la productividad es: “obtener los resultados que deseas en menor tiempo y con menos esfuerzo”. O sea que, en realidad lo que se busca es ser eficiente y lograr las metas impuestas mientras se tiene tiempo para dedicarlo a cosas importantes.

Algunos especialistas dicen que las empresas más productivas hacen más cosas a las 10 a.m. del jueves por la mañana que los demás en una semana, pero no por eso dejan de trabajar. Esta diferencia se hace visible conforme más pasa el tiempo. Durante una década las empresas más eficientes pueden producir 30 veces más que el resto, con la misma cantidad de empleados.

La fórmula de la productividad

Otra forma de resumir la productividad es con la fórmula de Jason Jordan de Vantage Point Performance, en la que define la productividad como la multiplicación de eficacia y eficiencia.

Productividad = Eficacia x Eficiencia

La eficiencia es lograr el máximo resultado con el mínimo esfuerzo y la eficacia es la capacidad de producir el efecto que se desea. Esto se logra automatizando tareas, priorizando procesos, contando con la información necesaria y centralizando la comunicación y los canales de interacción. ¿Te parece mucho? Las herramientas tecnológicas como lo es el software Salesforce son justo la solución para que tu equipo no se rompa la cabeza.

Salesforce como herramienta de productividad

Al contar con una herramienta como Salesforce, tu empresa tendrá todo lo necesario para optimizar absolutamente todos los procesos implicados en una venta. Como resultado obtendrás mejores interacciones con los clientes, agilidad en la resolución de casos, una experiencia multicanal y por lo tanto compradores satisfechos. Pero veamos uno a uno los beneficios de contar con un software CRM.

Automatización de tareas de medio y bajo valor

Una de las prácticas más comunes dentro del mundo de las ventas es el tedioso llenado y seguimiento de bases de datos de clientes. En algunas empresas incluso se contrata a gente específicamente para esta tarea, aunque en la mayoría de los casos son los agentes de ventas quienes se encargan de hacerla. Es por eso que muchas veces los errores proliferan, ya que no es un proceso sistematizado y que es tardado. Sin olvidar que las actualizaciones se deben hacer a mano y una por una. Esta tarea, aunque no es muy complicada, requiere de una buena inversión de tiempo y no se puede dejar de lado pues el equipo entero depende mucho de estas largas filas de datos y las hojas de cálculo interminables, para crear sus estrategias.

Con el software Salesforce Service Cloud la actualización, llenado de plantillas y creación de listas de venta se pueden realizar de forma automática y en tiempo real. Pero no solo existe la automatización en este sentido. También se pueden programar respuestas y modelos de correo para atender a los prospectos y clientes de forma inmediata.

En el caso de los correos, los agentes pueden redactar soluciones, términos y condiciones y frases de seguimiento previamente para solo seleccionarlas y mandarlas, sin hacer esperar a nadie. En cuanto a la función de respuestas automatizadas en plataformas como redes sociales, se puede programar desde el horario de servicio, hasta una selección de preguntas frecuentes para que el cliente solo dé clic y obtenga una respuesta en segundos. Esta característica incluso puede ayudar a que el usuario pueda resolver su caso por cuenta propia, sin necesidad de un agente.

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Acercamiento de la información adecuada: la visión de 360°

Ya hemos hablado anteriormente de lo importante que es ver a los clientes como el corazón de una estrategia de ventas. Además de que el objetivo es atraer más prospectos y convertirlos en clientes a través de un servicio personalizado y efectivo.

El software de Salesforce será vital para ello, pues con él tendrás acceso a la información de tus clientes actuales y futuros, como su comportamiento de compra, gustos, preferencias y la forma en que interactúa con las redes de la empresa. Todos estos datos a menudo se almacenan por separado, pero con esta herramienta se concentran en un solo lugar. Esta información será útil para encontrar la manera más efectiva de acercarse al usuario y crear estrategias personalizadas que le ayuden a tomar una decisión de compra o solucionar cualquier problema que se suscite.

Así que ya no tendrán que crear planes de venta con meras especulaciones de lo que los clientes necesitan, sino que podrán hacerlo de forma acertada.

Centralización de canales de comunicación

Los agentes de venta suelen utilizar un gran número de plataformas y aplicaciones para poder conectarse con los clientes. Por lo que en cada jornada de trabajo llegan a realizar un sinnúmero de acciones, lo que se puede volver caótico y desorganizado si no se cuenta con una herramienta que gestione todas esas actividades.

El software CRM de Salesforce centraliza todos los canales de comunicación, para que los agentes puedan responder fácilmente desde una sola pantalla. Sin olvidar que se cuenta con la ventaja de simplificar el manejo de solicitudes. Cada que un cliente genera una solicitud se le asigna un número de referencia único que ayuda al equipo de ventas y soporte a encontrarlo de forma sencilla. Evitando sumergirse en una inmensa cantidad de datos para encontrarla.

Informes en un solo clic

Otra de las tareas que lleva un tiempo considerable en su realización es el informe de resultados. Por mucho tiempo el área de ventas ha tenido que revisar cada plataforma y base de datos para generar las métricas del mes. Es una de las labores que más concentración y tiempo requiere, y si preguntas a las personas encargadas de ello, te dirán que es de las cosas que menos prefieren hacer. No solo por su complejidad, sino porque cometer un error en su elaboración le puede costar caro a la empresa.

Una vez más Salesforce puede salvar el día, ya que con solo dar un clic los informes de resultados se crean rápidamente. Haciendo más fácil y comprensible las muestras de tendencias de los clientes, así como el rendimiento del equipo de trabajo. Lo cual ayuda a tener una visión global y específica de cada departamento, para encontrar áreas de oportunidad y mejorarlas. Lo único que queda en manos de los agentes es extraer los insights o conclusiones que puedan llevar a la empresa a su optimización.

Priorización de tareas

Por último, pero no menos importante, Salesforce será un buen apoyo en la priorización de acciones. Pues ayuda a los agentes a crear notificaciones y alertas para que, en caso de que no se le responda a un usuario ya sea por correo o mensaje dentro de determinado tiempo, se le envíe al siguiente agente disponible.

El software CRM Service Cloud de Salesforce le brindará a cada miembro del equipo justo lo que necesita para realizar su trabajo de la manera más eficiente y eficaz posible. Sin dejar un solo cabo suelto. Así que ya lo sabes, deja de trabajar duro y mejor trabaja inteligente para obtener resultados óptimos.

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  Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México