Hacer un seguimiento de las relaciones con los clientes y moverlas a través del embudo de ventas puede llevar mucho tiempo.
El proceso de ventas, o el embudo de ventas, implica el seguimiento de las relaciones con los clientes desde el principio hasta el final. Los distintos pasos pueden llevar mucho tiempo e implican una gran cantidad de entrada y análisis de datos.
Sin embargo, gracias a las herramientas tecnológicas modernas como el software CRM, muchas partes de este proceso se pueden automatizar, lo que le permite ahorrar tiempo y recursos valiosos. Si aún estás junto a tu equipo de ventas luchando sobre cómo completar las actividades y procesos comerciales más rápido y mejor estas en el sitio correcto, porque hemos preparado algunos consejos para una correcta automatización de los procesos comerciales y los beneficios de hacerlo.
¿Preparado?
¿Por qué automatizar el proceso de ventas?
Vivimos en el mundo de la automatización. Ahora podemos automatizar todo, desde encender y apagar las luces hasta ensamblar automóviles. Sin embargo, esto plantea la pregunta: ¿Qué importancia tiene la automatización para los procesos comerciales? ¿Es realmente de mucha ayuda?
La respuesta es sí. La automatización agrega valor al reducir el trabajo manual, ahorrar tiempo y, en algunos casos, salvar vidas.
El proceso comercial a menudo puede parecer interminable con todos los pasos y seguimientos necesarios. Automatizar el proceso debe ser una parte clave en tu negocio, ya que puede traer ventajas como estas que mencionamos a continuación que pueden tener un impacto positivo en los resultados globales de la organización:
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Ahorro de tiempo
Los representantes de ventas deben dedicar la mayoría de su tiempo a construir relaciones, fomentar clientes potenciales y cerrar acuerdos en lugar de ingresar datos manualmente y realizar tareas administrativas engorrosas.
Sin embargo, según State of the Inbound 2018 Sales Research, casi el 20% de los representantes de ventas dicen que dedican más de dos horas al día a la entrada manual de datos, que es el tiempo que se podría dedicar a cerrar acuerdos.
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Evita el error humano
Como seres humanos, es inevitable que se cometan errores. Desafortunadamente, a veces lo que parece un pequeño error puede hacer que una empresa pierda un montón de dinero.
Automatizar el proceso comercial puede evitar errores que los representantes de ventas pueden cometer al ingresar clientes potenciales en un CRM, errores gramaticales en correos electrónicos y más.
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Aumenta la eficiencia con la automatización de procesos
Estamos en un mundo en el que tenemos que trabajar de forma más inteligente, no más difícil. Cada minuto cuenta. Si los gerentes y representantes de ventas pasan horas al día en tareas administrativas es imposible trabajar de manera eficiente. La automatización de ventas ayuda a los gerentes a liderar mejor a sus equipos y ayuda a los representantes de ventas a administrar mejor su tiempo.
La automatización de procesos comerciales puede ser extensa y es por esto que muchos líderes que apenas se inician en el universo de la automatización tienden a agobiarse y preguntarse una y otra vez, ¿por dónde empezar? Pues la respuesta es por adquirir un sistema CRM este te ayudará a automatizar tus procesos comerciales de una manera rápida y fácil y a trabajar de forma más inteligente, empezando por resolver tus necesidades.
A continuación, algunas ideas para comenzar a implementar la automatización en tu equipo de ventas con la ayuda de un CRM software.
6 tips para una correcta automatización de los procesos comerciales
Hay varias tareas que deben completarse a lo largo del proceso de ventas y que requieren un tiempo valioso. Para recuperar parte de ese tiempo, considera la siguiente lista de consejos recomendados por expertos para automatizar el proceso de ventas:
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Analiza tus clientes y mercados potenciales
Antes de planear cualquier estrategia de automatización de procesos es necesario tener clara la estructura de tu ciclo de venta. Realiza un análisis de tu mercado para poder identificar el o los segmentos a los que dirigirás tus esfuerzos de marketing, la prospección y las estrategias de ventas.
Es primordial que valides que tu producto o servicio tiene la capacidad de resolver una necesidad, que tengas los recursos para llegar a tus clientes potenciales, que el mercado sea de un tamaño suficiente para ser rentable y que además, todo esto sea medible para corroborar la rentabilidad.
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Alinea las etapas de compra del cliente con las etapas de tu proceso de ventas
Un paso fundamental para automatizar tus procesos comerciales con ayuda de un CRM software es alinear tu metodología de ventas al proceso de compra de tu cliente potencial con el fin de poder entender mejor cómo es que lo lleva a cabo, entregar el mensaje correcto al comprador y tener la capacidad de ir acompañándolo durante este camino generando valor y confianza.
La forma en que se comportan los procesos de venta es similar a un embudo (también se le conoce como Pipeline o Funnel) ya que durante el mismo se va reduciendo el número de oportunidades que pasan de una etapa a otra. Si la calidad de los prospectos que ingresan al “embudo” es deficiente, será mayor la pérdida de oportunidades y esto significaría estar utilizando recursos de manera ineficiente.
Descarga esta checklist que te brindará los mejores consejos para comenzar con tu proyecto CRM:
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Utiliza plantillas de correo electrónico
Los estudios dicen que los representantes de ventas pasan el 21% de su día en correos electrónicos. Esa es una gran parte de su día, casi una cuarta parte, que se puede pasar mejor hablando con los prospectos. Esto llama a la urgente necesidad de automatización del correo electrónico.
El uso de plantillas de correo electrónico puede eliminar el pensamiento y el error humano de la elaboración de la introducción y el seguimiento de los correos electrónicos desde cero. Ahorra tiempo y llama la atención de tus clientes potenciales con plantillas semi-personalizadas que se puedan reutilizar fácilmente.
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Integra los procesos operativos con los administrativos
Es necesario establecer los procedimientos a seguir para integrar los procesos comerciales con las áreas de administración y operaciones. Recuerda que el área administrativa de la empresa es la que va a proveer al vendedor de los documentos legales y contractuales para poder realizar el cierre de la venta, generar facturas y realizar la cobranza.
Asimismo, es también crucial la participación de las áreas operativas como son almacén y logística en el caso de que la compra haya sido de un producto para que se realice la entrega en tiempo y forma tal cual se acordó en el contrato.
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Programa citas
Un software de CRM como Salesforce ofrece la funcionalidad de programar citas fácilmente proporcionando a los clientes potenciales una lista de fechas y horas disponibles.
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Registra los resultados de las llamadas de forma electrónica
Pide a tus vendedores que guarden su libreta amarilla y dejen de tomar notas. En su lugar, invítales a utilizar la herramienta de automatización CRM para mantener un registro preciso de los resultados de las llamadas.
¿Aún no cuentas con un software CRM que ayude en la automatización de procesos en tu empresa? Sabemos que tu equipo comercial es capaz de lograr grandes cosas, pon a su disposición un sistema integrado e inteligente que además de mejorar la atención ofrecida, permita facilitar sus labores y hacer que desarrollen y demuestren todo su potencial.
El sistema CRM de Salesforce puede ser una excelente opción para mejorar el área comercial y llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca antes alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.
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