Si ya has tomado la decisión de adquirir un sistema CRM para tu empresa, probablemente te encuentres confundido entre tantas opciones y funcionalidades que ofrece el mercado. Si bien, una de las primeras y fundamentales características que debes tomar en cuenta al momento de decidir entre un software u otro es su capacidad para adaptarse a tu empresa y sus necesidades; sin embargo, existen características que debe tener un sistema CRM y que no puedes olvidar al momento de decidir entre una opción u otra.

En este artículo te explicamos cuáles son esas características o funciones que no deben faltar al momento de implementar un sistema CRM, este material puede ayudarte a estar mucho más informado para elegir la solución adecuada y además, ahorrar algo de dinero y tiempo a largo plazo.

8 características que debe tener un sistema CRM para tu empresa

Estas son algunas de las características indispensables que debes buscar al momento de implementar un sistmea CRM. Veamos:

1. Opciones de personalización

Tal como mencionamos anteriormente, la mayoría de los software CRM poseen características que funcionan perfectamente en cualquier tipo de industria o empresa; sin embargo, es importante que dicho sistema posea la capacidad de ajustarse y hacer cambios que se adapten a las necesidades de tu empresa.

Lo ideal es que este tipo de personalizaciones o ajustes no supongan una mayor complicación o inversión adicional, es decir que los administradores puedan hacerlo por su cuenta de una forma muy fácil, aunque en algunos casos pueda requerirse el apoyo de un proveedor.

2. Gestión de contactos y oportunidades adaptados al negocio

La manera en la que tu empresa gestiona los contactos y oportunidades es única; por eso, es indispensable que encuentres soluciones orientadas a tu ciclo y proceso de ventas. Es más fácil un sistema adaptado a los procesos de tu negocio que modificar todos los procesos ya establecidos, además permite ahorrar tiempo y dinero.

Este es un tema de prioridad al momento de elegir un sistema, gestionar los clientes y oportunidades correctamente determina el éxito para cualquier departamento de ventas y trabajar con un software que no se adapte a ellos podría significar un gran atraso o traer consecuencias graves.

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3. Adaptabilidad con tus procesos contables

La información contable y financiera de tu empresa es un tema de gran importancia. El dinero es uno de los principales recursos con los que cuenta cualquier empresa y es un factor que debe tomarse en cuenta al momento de llevar a cabo negociaciones o tratos comerciales.

Encontrar un sistema capaz de adaptarse o integrarse con la contabilidad de tu empresa vale la pena, esta es una característica que debe tener un sistema CRM ya que permite que los colaboradores puedan ver dentro del sistema CRM saldos abiertos, estimaciones, facturas, recibos, pagos y todo aquello que pueda servir para ofrecer información clara y oportuna al momento de vender.

Adicionalmente, con esta característica tus ejecutivos de ventas pueden enviar cotizaciones directamente del software CRM al sistema de contabilidad y así transformarlas automáticamente en órdenes y facturas, evitando el retrabajo y reduciendo la posibilidad de errores en la data.

4. Conexión con el sitio web de tu empresa

Hoy en día, la creación de un sitio web es muy importante para cualquier negocio que desee ser competitivo en el mercado. El uso de los sitios en internet son una estrategia que no solamente funciona para proyectar la imagen corporativa, sino que además, permite generar leads y atraer clientes potenciales.

Una de las características que debe tener un sistema CRM es la integración con el sitio web de tu empresa. Tu equipo de ventas puede recabar información valiosa a través de su sitio web para diseñar estrategias de venta mucho más acertadas, ampliar los canales de venta, etc.

5. Acceso móvil

El acceso móvil es uno de los mayores beneficios que ofrecen los software y las tecnologías de este tipo. Cuando cuentas con un software CRM con esta característica, tus representantes de venta tienen la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar o dispositivo.

Esta es una función muy valiosa, ya que por lo general los representantes de ventas pasan mucho tiempo fuera de la oficina. Con un software CRM con acceso móvil, tus empleados pueden acceder a la información de la empresa, consultar existencias, enviar correos electrónicos, acceder a los contactos, escribir notas rápidas, etc ¡Tus vendedores pueden ser productivos dentro o fuera de la oficina!

6. Creación de informes

Al momento de implementar un software CRM, es conveniente consultar al proveedor si la herramienta posee capacidad para crear informes y análisis detallados.

Los informes son un recurso muy valioso para cualquier equipo de ventas, comercialización o servicio al cliente, estos permiten evaluar el desempeño del equipo, detectar fallas y a su vez, diseñar estrategias que beneficien a todos los involucrados.

7. Integración con el correo electrónico

Tener integrado el correo electrónico con el software CRM permite ahorrar mucho tiempo a tus vendedores, elimina el retrabajo y la doble entrada de datos que muchas veces, puede dar paso a errores humanos.

Con esta característica en tu sistema CRM los representantes de ventas pueden acceder a la información de los contactos, enviar correos electrónicos directamente desde el sistema CRM e incluso, llevar a cabo campañas de e-mail marketing.

8. Servicio de soporte

Contar con un servicio de soporte por parte del proveedor seleccionado es una característica que no puedes olvidar al momento de implementar un CRM y elegir un partner aliado. Lo ideal es que cuentes con el apoyo de una empresa dispuesta a resolver las inquietudes de tus colaboradores con respecto al sistema, educarlos y brindarles el soporte necesario durante todo el proceso de implementación.

Estas son algunas características que no pueden faltar en un sistema CRM. Es importante que consultes con el socio o partner cada una de las funcionalidades que su producto tiene para ofrecerte, la idea es que tomes la mejor decisión y asegures que la inversión realmente será de gran provecho y beneficio para la empresa.

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   Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México