Una parte fundamental en cualquier proyecto de implementación Salesforce es aquella en la que, después de haber configurado el proyecto de acuerdo a las necesidades de tu empresa llega el momento de ingresar en el sistema los datos con los que cuentas para iniciar en el uso de tu nuevo software de ventas. En ocasiones esta fase preocupa a algunas compañías, sin embargo, cuando el CRM está siendo implementado por un distribuidor Salesforce autorizado y con profesionales altamente capacitados para realizar exitosamente tanto esta como otras actividades, no tiene por qué ser así.
En este artículo de NextUp queremos compartirte sobre el proceso de migración de datos durante la implementación de un CRM como Sales Cloud y la forma en que un partner Salesforce puede apoyarte. De forma que, si te encuentras preocupado por esta fase y por la forma en que se manipulará tu información, elimines cualquier idea equivocada que puedas tener al respecto.
¿Cómo te ayuda un partner Salesforce en la migración de datos?
Antes de la puesta en marcha del software de ventas se encuentra la fase de la migración de datos hacia el CRM Salesforce y como se mencionaba en la introducción de este artículo, es uno de los temas que más inquieta a las empresas a lo largo de todo el proyecto de implementación ya que ciertamente puede considerarse la más compleja. Es por ello que es muy importante contar con la asesoría de consultores expertos en la herramienta, de manera que se pueda recibir toda la asesoría adecuada para que la importación de la información se realice de forma exitosa y sin contratiempo alguno.
Cuando recibes el apoyo de un partner Salesforce para esta importante etapa, puedes tener la seguridad de que todo marchará en orden, pues éste guiará a tu equipo interno de implementación través de cada paso para que la migración se realice adecuadamente.
Si tu empresa ya cuenta con información almacenada en algún lugar, los consultores especializados te indicarán la forma más ágil y correcta en la cual debe ingresarse toda esta información al CRM Salesforce.
A continuación te describimos cada uno de los pasos dentro del proceso de migración de datos hacia el software CRM Sales Cloud para que puedas tener mayor claridad sobre cómo te ayuda un distribuidor Salesforce en esta actividad:
Preparación para la importación de datos
Un consejo para la migración de la información es realizar un plan en el cual se identifique el origen de los datos, los campos con los cuentan los registros actuales de datos y hacer un mapeo de los campos actuales con los campos que posee el CRM Salesforce.
Preparación de los datos
Es importante que filtres los datos antes de realizar la importación al CRM Sales Cloud, ya que esto ayudará a que puedas trabajar con información de mayor calidad una vez que inicies en el uso de la herramienta.
Algunos consejos para la preparación de tus datos son:
- Dado a que el asistente de importación con el que cuenta el CRM Salesforce ha sido diseñado para trabajar con Excel, deberás exportar tus datos hacia éste desde cualquier otro origen que tengas.
- Establece parámetros para la creación de nombres, para de esta manera unificar la información.
- Elimina los datos que no son necesarios así como los registros duplicados.
- Realiza una correspondencia entre las columnas de tus datos actuales y los campos del CRM Salesforce.
- Lleva a cabo una prueba de migración con un pequeño número de datos antes de realizar por completo la importación.
- Abre un registro en el CRM Salesforce y compara contra los datos en el archivo de migración, esto para corroborar que el nuevo software de ventas refleje la información correcta.
- Si algo no se importa correctamente elimina los registros de prueba y efectúa de nuevo la comprobación.
Migración de datos final
Una vez que se han realizado los pasos anteriores es momento de llevar a cabo la migración de datos final. Tu partner Salesforce te sugerirá que esta actividad se lleve a cabo fuera del horario laboral, de tal forma que no se afecte la operación de tu empresa.
También, te aconsejará que evites realizar la migración antes de un cierre de mes o cualquier otro evento importante en la compañía. Asimismo, será necesario revisar las pantallas más relevantes para asegurarse que la importación de la información se ha realizado de manera correcta.
Recuerda que en NextUp podemos apoyarte en la implementación y consultoría del CRM Sales Cloud de Salesforce, para que tu equipo comercial logre operar de una forma mucho más productiva, alcance sus metas y tu empresa logre llegar a niveles de ventas nunca antes alcanzados.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
