Todas las organizaciones quieren que sus vendedores tengan éxito, es decir, que vendan. Sin embargo, es muy común conseguir testimonios de vendedores que dicen que su organización a menudo les dificulta cumplir con sus cuotas y que su líder parece no tener el control total de lo que se hace en el departamento, lo que les obliga a trabajar de una forma improvisada que les impide cerrar más ventas. Entonces, ¿Qué pueden hacer las empresas para apoyar a sus vendedores y tener un control comercial? Contar con un software de ventas.

Un software de ventas puede ayudar a tener un total control comercial a través del análisis de datos y de la toma de decisiones basadas en información concreta. Esta tecnología está preparada para ayudar a los líderes de ventas a impulsar el trabajo de sus equipos dejando a un lado los tableros locales, las anotaciones a mano y los archivos de datos en aplicaciones independientes y obsoletas.

Un software de ventas permite que la labor del departamento comercial pueda ser ejecutada de una forma controlada y simple a través de funcionalidades en línea, intuitivas y escalables. Pero, ¿Qué es realmente el control comercial y cómo puede un software de ventas ayudar?

En este post platicaremos un poco sobre qué es el control comercial y sobre cómo puede ayudar una herramienta CRM a tener un control total sobre el área comercial de tu empresa.

¿Qué es el control comercial?

El control comercial o control de ventas es la gestión, reunión y monitoreo de datos de todo lo que ocurre en el departamento comercial. Controlar las ventas o el área comercial de una empresa significa saber con exactitud todos los movimientos y acciones que ocurren en esta área como por ejemplo, qué se ha vendido, de qué manera se ha captado un cliente, etc.

El control comercial es un asunto importante tanto para los directivos de una empresa como para el resto de los colaboradores. Utilizar los datos generados en el día a día y desarrollar un correcto análisis de los mismos permite que los líderes puedan conocer el escenario real de la empresa al mismo tiempo que los vendedores utilizan esos números para desarrollar iniciativas que permitan mejorar la productividad y vender más.

Pero todo esto no puede lograrse con cualquier herramienta, el control de ventas exige contar con un software para ventas y marketing o software CRM que ofrezca el acceso a los datos en tiempo real, una visión completa del proceso de ventas, datos centralizados y reportes, control sobre todas las etapas de ventas, una interfaz intuitiva y amigable que permita monitorear cada detalle y capacidades de IA.

8 tips para lograr tener un control comercial con ayuda de un software de ventas

1. Contar con un plan de ventas definido

Un equipo de ventas exitoso comienza con un plan de ventas bien definido. El plan de ventas es el norte y la hoja de ruta que tu equipo deberá  seguir para alcanzar los objetivos comerciales y generar dinero. Por lo general, este plan de ventas se realiza en conjunto con el área de marketing y detalla las pautas que se seguirán durante su cumplimiento.

Un software para ventas y marketing o CRM no solamente puede ayudar a crear junto a tu equipo de ventas y marketing el plan de ventas sino que también te ayudará a ejecutarlo, conocer su avance, detectar sus fallas y hacer correcciones en caso de ser necesario.

Con un software CRM tu equipo puede programar actividades como promociones o descuentos, enviar comunicaciones a todos los miembros del equipo de forma instantánea sobre el avance del plan, generar estadísticas sobre el plan de ventas, etc.

2. Establecer objetivos y cuotas de ventas

El plan de ventas debe ir acompañado de ciertos objetivos y cuotas de ventas concretas, es por eso que nuestra recomendación número dos es reflejar en un documento o también, en el propio CRM, las cuotas de ventas de cada vendedor.

Las cuotas de ventas y los objetivos son importantes para motivar a tus empleados, impulsar su productividad y retarlos a mejorar cada día al mismo tiempo que se obtienen las ventas deseadas.

Estableciendo cuotas de ventas y objetivos se logra que todos los colaboradores trabajen por una meta en común. Lo mejor, es que un buen software de ventas proporciona un panel de control en el que cada miembro del equipo puede iniciar sesión y verificar diariamente sus metas y objetivos diarios, sus avances del día a día e información clave para cumplirlas como por ejemplo: nuevas oportunidades, llamadas o visitas pendientes, etc.

Con características como la asignación de prioridades de clientes potenciales, recordatorios automáticos, formación de clientes potenciales y las notas, tu equipo de ventas podrá cumplir sus metas u objetivos diarios e impulsar su productividad.

¡Todos ganan!

3. Definir la estructura de tu equipo de ventas

¿Está tu equipo de ventas perfectamente organizado? ¿O simplemente todos “asumen” un rol de acuerdo a lo que surja? Otra de las medidas o recomendaciones para tener el control comercial  en tu empresa es tener definida la estructura de la fuerza de ventas y con esto nos referimos a número de vendedores, jerarquía, coordinadores de ventas y de marketing, agentes de servicio, inventivos, etc.

4. Crear una cartera de clientes actuales y posibles clientes

Es importante que los datos de los clientes actuales y de los posibles clientes estén registrados y perfectamente archivados en una plataforma a la que los vendedores puedan acceder fácilmente.

Un software CRM o software de ventas no solamente puede ayudar a tener todos los datos de los clientes en un mismo lugar (¡Y a salvo!) sino que además, puede ayudar a definir el público objetivo en caso de que aún no se tenga muy claro a quién va dirigido el producto o servicio que se ofrece.

Una tecnología de este tipo cuenta con herramientas de análisis que estudian la demografía y comportamiento de los clientes, los agentes de ventas pueden consultar rápidamente qué tan bien se ajustan las perspectivas a un perfil objetivo definido.

5. Controlar los pedidos

¿Los pedidos salen y entran de tu almacén y tú ni siquiera estas al tanto? Cómo líder, es importante que seas consciente de que tu empresa necesita llevar un control exhaustivo de los pedidos que se realizan, solo así es posible garantizar el stock y evitar interferencias que puedan afectar el proceso de venta y la satisfacción de los clientes.

Con la ayuda de un software CRM tu equipo comercial podrá controlar los pedidos, pronosticar ventas y sobretodo, vender de una forma mucho más estratégica gracias al poder de los datos. Cada transacción o pedido que registra tu equipo se convierte en información valiosa que si se analiza correctamente puede servir para el diseño de estrategias de ventas efectivas hechas a la medida.

6. Controlar el listado de pagos e impagos

Facturar puede ser muy divertido. Cuando se emiten facturas, seguramente vez como los números, cuotas y objetivos de ventas suben como la espuma y se “cumplen”. Pero, ¿Qué hay con el cobro de estas facturas?

El listado de pagos e impagos es también importante, porque es el que indica cuánto dinero es el que realmente ha entrado a la empresa. Esto es un aspecto esencial en el control de las ventas. Por suerte, un CRM puede ayudarte a saber en tiempo real el estado de pagos e impagos e incluso permite a tu equipo crear alertas o enviar recordatorios a los clientes con pagos pendientes.

Otra de las ventajas que ofrece un software CRM es que puede ayudar a hacer de la gestión de cobros un proceso paperless. Al centralizar y digitalizar la información de pagos e impagos puede decirse adiós para siempre a los archivos en papel, tu equipo podrá acceder a estos datos desde cualquier lugar en tiempo real, siempre que cuenten con conexión a Internet y lo mejor, es que el sistema incluye copias periódicas de seguridad, por lo que en caso de desastres, tu información estará a salvo y será 100% recuperable.

7. Alinear el equipo de ventas y marketing

Al principio de este post comentábamos que para tener el control comercial de tu empresa es necesario contar con un plan de ventas y que para ello, era necesario trabajar en conjunto con el equipo de marketing.

Muchos equipos de ventas cometen el grave error de declararle la guerra al equipo de marketing y esto puede tener un efecto devastador en los resultados. Por suerte, con un software CRM es posible alinear fácilmente los esfuerzos de ventas y marketing y en consecuencia, tener un flujo de trabajo saludable y fluido.

Por ejemplo, tu equipo de marketing puede ejecutar campañas mientras que ventas observa qué clientes potenciales están consumiendo contenido, qué páginas web han visitado y obtener información adicional sobre cada prospecto.

¡Un CRM tiene todas las funcionalidades necesarias para trabajar en equipo y de forma colaborativa!

8. Tomar mejores decisiones

Las decisiones lo son todo en el mundo comercial. Por suerte, gracias a un software para ventas y marketing, los equipos directivos y agentes disponen de la información completa y detallada de cada uno de los consumidores, gustos y preferencias. Con todos estos datos sobre la mesa, es posible tomar mejores decisiones al momento de desarrollar productos o servicios  y perfeccionar la oferta para brindarles justo aquello que valoran y quieren comprar.

¿Preparado para recuperar el control comercial de tu empresa? Sabemos que tu equipo comercial es capaz de lograr grandes cosas, pon a su disposición un sistema integrado e inteligente que además de mejorar la atención ofrecida, permita facilitar sus labores y hacer que desarrollen y demuestren todo su potencial. 

Si aún no cuentas con un software CRM, no pierdas más tiempo y considera la oportunidad de adquirir uno para tu empresa.

El CRM Sales Cloud de Salesforce puede ser una excelente opción para mejorar el área comercial y llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.

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 Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México