En ocasiones los ejecutivos toman la decisión de llevar a cabo un proyecto de software CRM, después de evaluar diversas opciones eligen a una empresa de consultoría la cual será la encargada de proveer la solución y desean comenzar de inmediato con la implementación para tener a la brevedad la herramienta funcionando.
Sin embargo, posiblemente la compañía no se encuentre totalmente lista para arrancar con el proyecto, ya que un software como los CRM requiere preparar adecuadamente el escenario para lograr que todo se efectúe en tiempo y forma y por supuesto, para obtener los mejores resultados posibles.
En NextUp queremos ayudarte brindándote información útil para que tu empresa pueda continuar en constante crecimiento y aprovechar las herramientas tecnológicas disponibles para ello. Es por eso que hemos preparado algunas recomendaciones que te serán de utilidad para que tu empresa, tu equipo comercial y tú puedan prepararse adecuadamente para llevar a cabo la implementación de un CRM y lograr satisfactoriamente los objetivos que persiguen con este proyecto.
Cómo preparar a tu empresa para la implementación de un CRM
1. Elige un líder para el proyecto
De entre el personal que conforma tu equipo de trabajo deberás escoger a un responsable quien será el propietario del proceso de principio a fin. Es importante que esta persona tenga la capacidad de entender los procesos de negocio además de tener buenas habilidades de comunicación, pues estará en constante contacto tanto con la empresa de consultoría que provee el CRM así como con el resto de la organización. El líder de proyecto debe ser una persona con autoridad y que ejerza influencia sobre el resto del equipo, esto para poder llevar a todos hacia el logro de los objetivos del proyecto de manera efectiva.
2. Cuida que tu empresa no se encuentre bajo otro cambio organizacional
Es importante que busques tener estabilidad dentro de tu compañía al momento de llevar a cabo la implementación del software CRM, ya que de esta manera evitarán otro tipo de distracciones, podrán enfocarse en el desarrollo de este proyecto y contar con mayores posibilidades de éxito.
3. Revisa que puedas definir con facilidad tus procesos de negocio
Es indispensable que los procesos de negocio puedan describirse con claridad y facilidad, de lo contrario, si existen dudas o inconsistencias será más complicado comunicarlos al consultor externo y por lo tanto adaptarlos adecuadamente al software CRM.
4. Informa e involucra a colaboradores clave
Al inicio del proyecto será necesario que el consultor externo tenga contacto con colaboradores clave dentro de la organización, esto con el objetivo de conocer y comprender sus necesidades, procesos de negocio, expectativas y demás. Por lo tanto es necesario que informes a cada uno de estos empleados sobre la importancia de su participación y que les solicites mostrar disposición para atender el proyecto. Es preciso que este aviso se dé con suficiente anticipación para que los elementos clave tengan oportunidad de organizarse y eviten agendar vacaciones, días libres y otros eventos importantes durante el tiempo en que deben participar en este proyecto.
5. Designa a un administrador del sistema para el manejo del CRM
El cual será el responsable de mantener en orden todos los aspectos relacionados al CRM, como por ejemplo: Continuar con la personalización del sistema, dar mantenimiento a usuarios y a la base de datos, desarrollar reportes y tableros, realizar la documentación requerida y mantener los materiales de apoyo actualizados, apoyar los procesos de capacitación para usuarios, comunicar futuras versiones y mejoras del CRM, entre otras actividades. Es necesario que la persona elegida comprenda los procesos de negocio, conozca la estructura de la empresa, cuente con habilidades de comunicación y habilidades analíticas para responder efectivamente a las solicitudes de los clientes internos.
6. Establece expectativas con tu proveedor del software CRM
Antes de iniciar el proyecto es importante que establezcas expectativas con la empresa encargada del software CRM, esto no sólo en cuanto a cuestiones relacionadas los requerimientos técnicos, sino que es recomendable que consideren otros aspectos, como por ejemplo: Definir fechas compromiso, establecer los medios por los cuales estarán en contacto cuando el consultor externo no se encuentre en tus oficinas, así como la frecuencia de dicho contacto: ¿Se comunicarán diariamente? ¿Una vez por semana? Etc. Esto ayudará a evitar malentendidos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.
7. Considera tiempo de capacitación para todo el personal involucrado en el uso del CRM
También es necesario que consideres que todos los colaboradores que requerirán del uso del software CRM deben destinar tiempo para capacitarse una vez que este sistema haya sido implementado dentro de la empresa. Por lo que debes informarles anticipadamente tanto para que tengan conocimiento de esto como para que puedan organizar sus agendas y destinar tiempo a esta importante actividad, de lo contrario será más complicado obtener el máximo provecho de la herramienta.
Recuerda que el CRM Sales Cloud de Salesforce es una excelente opción para incrementar tus niveles de venta, mejorar la productividad de tu equipo de trabajo y acelerar tus resultados de negocio. Además, con NextUp como aliado para asesorarte y llevar a cabo el proceso de implementación puedes estar tranquilo, ya que tu empresa se preparará adecuadamente para el proyecto y para obtener los mejores resultados.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
