Cómo hacer una migración de tu área comercial a la nube

Sabemos que mover tu empresa a la nube y hacer la transición de tus empleados al trabajo remoto puede parecer difícil y confuso. ¿Por dónde empezar? Es una de las preguntas que los líderes de ventas nos hacen una y otra vez cuando comienzan a plantearse migrar su área comercial a la nube de Salesforce. Pero mudarse a la nube de Salesforce puede ser el comienzo de algo realmente maravilloso para tu equipo de ventas. Salesforce es reconocida como la plataforma CRM #1 del mundo con varios productos que le dan el poder de poner sus pensamientos comerciales en acción.

Sales Cloud impulsa y mejora la productividad de ventas, Service Cloud ayuda a tus representantes de servicio a ofrecer una experiencia superior al cliente, Marketing Cloud ejecuta campañas efectivas y Community Cloud se relaciona con tus clientes y socios. Incluso cuentas con la recientemente introducida Einstein Cloud que impulsa todas las aplicaciones anteriores a través de inteligencia artificial. Y todas estas soluciones están disponibles como plataformas basadas en la nube, por lo que no solo puedes usarlas como software, sino también personalizarlas según sus propias necesidades comerciales. Y si, la nube se está convirtiendo rápidamente en la nueva normalidad.

Por esto, en este artículo te diremos cómo hacer la migración de tu área comercial a la nube de Salesforce CRM. Este sistema CRM en la nube puede ser la automatización que tu empresa necesita o la protección para fortalecer la seguridad de los datos. También puede ser la plataforma que reúna todos los aspectos de la empresa bajo un mismo techo e impulse a millones de otros usuarios en todo el mundo.

¿Tienes una estrategia de migración de datos de Salesforce CRM?

Antes de que puedas comenzar la tarea monumental de migrar los datos de un entorno a otro, es importante planificar el mejor enfoque para garantizar una transición fluida y segura. Por ejemplo, ¿Tu migración se realizará manualmente o mediante una API de metadatos?

Los desafíos comunes que surgen durante una migración de datos de CRM Salesforce incluyen subestimar la complejidad de un proyecto, una planificación deficiente y no reservar suficientes recursos. Si no se abordan rápidamente, estos problemas pueden conducir a una adopción lenta del usuario en el mejor de los casos y problemas importantes de relación con el cliente en el peor. Por esto, hemos reunido algunos factores que se deben considerar al iniciar una migración de datos:

• Mapeo de usuario

¿Es posible asegurar de que la propiedad del registro esté configurada correctamente en el nuevo sistema? ¿Quién va a usar los datos?

• Seguridad

¿Los perfiles existentes y los valores predeterminados de toda la organización están configurados correctamente en el nuevo entorno?

• Limpiar

¿Hay aplicaciones de AppExchange no utilizadas o inactivas que puedas desinstalar? ¿Algún archivo de datos duplicados que se pueda eliminar? ¿Qué datos podrían ser relevantes para el futuro de tu empresa?

• Espacio

¿Tu entorno actual de CRM Salesforce es lo suficientemente grande como para manejar los datos adicionales que se migran a él?

• Organización

¿Está identificando correctamente el orden de inserción de registro en el nuevo sistema Salesforce? ¿Los usuarios son consistentes los parámetros de nomenclatura?

• Apoyo

¿Has realizado una copia de seguridad de tu antiguo entorno de datos antes de iniciar la nueva migración de datos de Salesforce?

• Cronograma

¿Cuentas con un cronograma o fecha límite para el proyecto? ¿Tu partner o equipo de implementación ha proporcionado tiempo suficiente para probar la migración de datos antes de implementarla para los usuarios?

10 Consejos para hacer la migración del área comercial a la nube de CRM Salesforce

1. Crea una línea de tiempo junto a tu partner CRM para desarrollar la migración de los datos, pero no tengas miedo de ajustarla cuando sea necesario.

2. Familiarízate con las diferentes herramientas, complementos y aplicaciones disponibles en AppExchange que puedan facilitar el proceso de diseño, limpieza de datos, importación de datos y validación de datos. Es recomendable verificar las opciones disponibles en la AppExchange antes de realizar cualquier proceso manual que pueda tomar mucho tiempo.

3. Elige solo un canal de comunicación con tu socio de implementación de Salesforce.

4. Simplifica tu modelo de datos existente. Recuerda que la transición a un sistema CRM es la oportunidad perfecta para recrear el esquema de datos, eliminando objetos innecesarios o entidades y relaciones que no sean de provecho para tu equipo comercial.

5. Haz cambios al final de cada etapa del proyecto.

6. Verifica que solo se migren datos esenciales al sistema Salesforce.

7. Desarrollar una visión de alto nivel. Toma el tiempo que sea necesario para comprender el nuevo modelo de datos, los campos en cada objeto, las relaciones entre los campos, pero también los campos de fórmula, los flujos de trabajo y los creadores de procesos que se espera que generen nuevos datos.

8. Solicita a tu partner cualquier herramienta que pueda ayudar a limpiar los datos. Y documenta todos los errores que ocurran durante el proceso.

9. Mantén la calma. A medida que la migración cobra fuerza, probablemente descargues información de tu antiguo CRM, limpiarás los archivos para insertarlos o verificarás los datos existentes con los del sistema Salesforce CRM, identificando datos faltantes, identificando errores, limpiando datos que se han migrado en Salesforce, manejando quejas de usuarios internos a los que les faltan datos, y así sucesivamente.

10. Celebra las pequeñas victorias. Establece junto a tu partner o equipo de migración hitos en el proyecto y luego celebra cada uno de los logros. La gran fiesta para celebrar la finalización del proyecto es importante, pero es más importante celebrar los pequeños logros mantendrán a ti y a tu equipo en marcha y 100% motivado.

Moverse es un trabajo duro. Mover muebles de una casa a otra requiere la debida diligencia y la planificación adecuada para garantizar que los objetos que se mueven no se dañen ni se pierdan, sin mencionar el hecho de que hay que hacer que todo encaje a la perfección en el nuevo entorno.

En NextUp somos conscientes de que mover los datos de tu empresa es igual de desafiante (si no más) y tu equipo necesita las herramientas adecuadas para tener éxito.

Al final, mover datos entre sistemas puede ser un esfuerzo costoso y desordenado. Pero casi todas las empresas deben pasar por este agitado proceso de migración de datos en algún momento de su desarrollo.

Recuerda que en NextUp podemos apoyarte en la implementación y consultoría del CRM Salesforce, para que tu equipo comercial logre operar de una forma mucho más productiva, alcance sus metas y tu empresa logre llegar a niveles de ventas nunca antes alcanzados.

¿Quieres conocer más sobre cómo pueden ayudar el CRM Salesforce y NextUp a tu empresa para incrementar sus ventas? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y es la mejor oportunidad de conocer este software de ventas operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu compañía. También, un consultor especializado estará listo para resolver todas tus dudas al respecto.

Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México