¿Qué tan controlado tiene tu equipo de ventas la gestión de facturas de cada cliente? Hacer un seguimiento de los pedidos, preparar facturas, enviar recibos y mantener el día los cronogramas de pagos puede ser una verdadera pesadilla para el equipo de ventas y de contabilidad. Si bien, estas dos funciones son una parte importante porque en ella se organiza el dinero y se cobra; y esto es básicamente lo que mantiene al negocio en marcha.
Pero, ¿Qué pasaría si tus procesos de facturación estuviesen alineados con las ventas? ¿Qué pasaría si tus procesos de facturación estuviesen automatizados con la actividad de ventas en un sistema configurado solo para tu modelo de negocio?
Salesforce Billing o el gestionador de facturas del CRM Salesforce hace todo esto y más. Este servicio de Salesforce permite a las empresas impulsar tecnologías internas teniendo en cuenta el mejor interés de los clientes y funcionando como un sistema único y un catálogo de productos para transportar datos de clientes desde el cliente potencial hasta la factura. Todo esto en un solo sistema: transferencias más limpias al ERP para cuentas por cobrar, cobranzas y finanzas.
¿Cómo es la gestión de facturas en Salesforce Billing?
Las facturas en Salesforce Billing de Salesforce CRM muestran una lista de artículos y servicios comprados junto con el monto total que un cliente debe pagar. Además, contiene detalles importantes como el saldo, la fecha de vencimiento de la factura y el estado del pago.
Los usuarios pueden crear una factura de forma manual a partir de un solo pedido o bien, automatizar el proceso de creación de facturas con el planificador de facturas de Salesforce que hereda los siguientes campos:
- Fecha de inicio del servicio
- Fecha de finalización del servicio
- Plazo de suscripción
- Términos de pago
- Productos o servicios adquiridos
Por lo general, las facturas en Salesforce Billing difieren del pedido porque la factura muestra lo que el cliente debe por un producto o servicio determinado y no lo que este ha pedido. Salesforce Billing analiza los pedidos en un período de tiempo determinado y los recopila en una factura que luego se entrega al cliente.
Con el CRM Salesforce la frecuencia de las facturas es ajustable, tu equipo de ventas puede personalizar la facturación para que sea mensual, trimestral, anual o cualquier horario que funcione mejor según el tipo de cliente y producto o servicio que este adquiera.
Además, las facturas se configuran automáticamente cada vez que se crea un pedido, por lo que básicamente el equipo nunca perderá la noción de lo que está pendiente por cobrar o no. Todo lo que tienen que hacer es crear un planificador de facturas y luego dejar que el proceso automatizado en la nube se encargue del trabajo pesado.
¿Cuáles son los beneficios de Salesforce Billing?
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Minimiza los errores
Cuando se utiliza el servicio de Salesforce Billing la posibilidad de error humano se reduce considerablemente compilando automáticamente costos y presupuestos y generando las facturas correspondientes. En consecuencia, esto ahorra tiempo, y por supuesto, dinero.
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Gestión de facturación de suscripción
Una de las ventajas más importantes de Salesforce Billing es que admite la configuración de facturas recurrentes, así como descuentos, pruebas gratuitas, renovaciones y reembolsos.
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Reducción de la actividad administrativa
Cuando automatizas el proceso de facturación de principio a fin, la administración se reduce efectivamente. La facturación más rápida significa menos errores y más tiempo libre para los administrativos que puede usarse de manera más eficiente en otras áreas del negocio.
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Transparencia
Con un sistema de facturación eficiente, es muy sencillo encontrar la información necesaria y proporcionarla a un cliente o cliente que tiene una consulta sobre el proceso de facturación.
Mejores prácticas para maximizar la facturación de Salesforce
Salesforce Billing es un servicio del sistema Salesforce que está diseñado para ser tan transparente e imperceptible como sea posible. Su único propósito es facilitar el proceso de facturación para que los encargados más tiempo para trabajar en proyectos más críticos.
Aquí algunos consejos para aprovechar al máximo el servicio de facturación del sistema Salesforce:
- No necesitas objetivos personalizados ni configuraciones especiales, el modelo de datos de Salesforce Billing es exactamente el mismo que se utiliza para Salesforce en Sales Cloud o Service Cloud. Todo está diseñado para funcionar en conjunto.
- Salesforce Billing contiene toda la información necesaria para preparar facturas a cada cliente, los encargados no necesitan ir al ERP porque en el propio servicio tienen una vista completa del cliente en 360°
. - Para aprovechar al máximo la inversión en este servicio recomendamos poner todos los datos relevantes en Salesforce y hacer limpiezas periódicas de datos.
- Alienta a tu equipo de servicio a utilizar la facturación porque en ella pueden ver datos sobre pedidos y hábitos de pago del cliente que pueden dar mayor claridad a sus casos.
El ritmo acelerado en el que se desenvuelven las empresas exige la digitalización en los procesos de facturación. Un estudio del 2017 descubrió que el 47% de las empresas admiten retrasar el pago de sus proveedores de forma rutinaria, y solo el 5% de las empresas reconocen que siempre pagan a sus proveedores a tiempo.
Cuando tu empresa esté lista para adelantarte a la competencia y actualizar a Salesforce Billing, descubrirás que efectivamente puedes generar facturas de manera confiable y sin errores, simplificar todo el proceso, ofrecer flexibilidad para cada cliente en última instancia, construir relaciones más sólidas y duraderas.
Si aún no cuentas con el sistema Salesforce no pierdas más tiempo y considera la oportunidad de invertir en esta tecnología para tu empresa. Sabemos que tu equipo comercial es capaz de lograr grandes cosas, pon a su disposición las mejores tecnologías para ahorrar tiempo, facilitar sus labores y hacer que desarrollen y demuestren todo su talento y potencial.
La tecnología de Salesforce CRM puede ser una excelente opción para mejorar el área comercial y llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca antes alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
