En el mundo de las ventas, el cambio da miedo. Si aún continúas obligando a tu equipo a utilizar las obsoletas y complicadas hojas de cálculo para gestionar la información de sus prospectos está bien, en esta oportunidad no te juzgaremos. Las hojas de cálculo son legítimamente útiles para ordenar datos y puede que te sientas cómodas con ellas pero la realidad es que no te ayudan a realizar ventas como lo hace un software CRM y esto es lo que te explicaremos en esta publicación.

Probablemente en estos momentos tu equipo de ventas esté teniendo problemas para visualizar todas las actividades pendientes, perdiendo datos o a lo mejor esté luchando para mantenerse en contacto mientras los vendedores están en movimiento.

Todas estas son claras señales de que necesitas dejar de una vez por todas las hojas de cálculo  y comenzar a gestionar la información de tus clientes en un software CRM.

Las filas y columnas familiares simplemente no están diseñadas para administrar prospectos y colaborar con otros miembros un equipo de ventas. Para demostrártelo, te traemos 7 cosas que no puedes hacer con una hoja de cálculo y sí con un software CRM.

7 cosas que no puedes hacer con una hoja de cálculo y sí con un software CRM

1. Tener un registro cronológico de cada interacción

En el mundo de las ventas, las hojas de cálculo han quedado obsoletas por muchas razones. Una de ellas es porque no ofrecen la posibilidad de mirar de forma cronológica cada interacción con un cliente potencial. Si bien, las hojas en Excel pueden decirte cuando se contacto por primera vez con un cliente o quizás cuando fue su última interacción, pero no mucho más.

Con un CRM en la nube tu equipo de ventas puede tener una línea cronológica de cada interacción con el cliente, eliminando la necesidad de buscar notas o hacer llamadas innecesarias e incluso entregar un cliente potencial a un vendedor sin tener que explicar todo lo que ha discutido hasta ahora.

2. Estandarizar el proceso de ventas

Las hojas de cálculo no brindan la posibilidad de identificar las actividades de ventas que producen los mejores resultados y la conversión de los métodos de ventas utilizados y esto es lo primero que necesitas para estandarizar tu proceso comercial.

Esto es una de las cosas que no puedes hacer con una hoja de cálculo y si con un software CRM que más debes considerar, contar con un proceso de ventas estandarizado ayuda a capacitar con facilidad a nuevos vendedores, establecer expectativas, agilizar los esfuerzos de ventas y construir una base de coherencia que haga que tu equipo sea más eficiente y productivo.

3. Integrar otras herramientas de negocio

El hecho de que un equipo de ventas trabaje sobre un montón de hojas de cálculo independientes es un verdadero caos ¿Acaso no es maravilloso cuando todas tus herramientas trabajan juntas?

Lo mejor que puede hacer una hoja de cálculo es exportar datos en valores separados por comas y esto es bastante inútil cuando se pretende integrar la información con otras plataformas de correo electrónico o software de soporte al cliente.

Los CRM son compatibles con todas las herramientas de tu negocio, esto permite a tus colaboradores trabajar dentro de una sola plataforma.

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4. No puedes tener una sola fuente de verdad

Hoy almacenas algunos contactos en una hoja de cálculo, otros en notas Post-it que se pierden y que además, los otros vendedores no pueden ver. Cuando no cuentas con un CRM es casi imposible almacenar todos los datos de los clientes en un mismo lugar, limitando la visibilidad de cómo los clientes están conectando con tu negocio.

Además, cuando utilizas hojas de cálculo es difícil programar un seguimiento de todos los clientes y prospectos. Seamos sinceros, los equipos de ventas no siempre transfieren sus notas y es aquí cuando comienza a perderse información y detalles importantes, sin mencionar la pérdida de datos cuando algún miembro del equipo abandona la empresa.

5. Comunicar y colaborar

Los equipos de ventas necesitan contar con herramientas que les permitan colaborar y compartir información fácilmente. Si bien, las hojas de cálculos pueden compartirse, pero el proceso para editar o incluso revisar una hoja es bastante ineficiente y desorganizado.

Los CRM en la nube permiten a los representantes de ventas intercambiar datos fácilmente, recibir notificaciones móviles cuando los acuerdos necesiten su atención y colaborar para hacer avanzar a los prospectos a través del canal de ventas.

Tu equipo de ventas puede contar con una visibilidad completa de todas las actividades, oportunidades actuales y todo aquello en lo que estén trabajando como por ejemplo cuál es el valor potencial de un acuerdo, cuáles son las empresas competidoras que pueden estar compitiendo por el mismo cliente, en qué etapa se encuentra el acuerdo, etc.

6. Analizar los datos fácilmente

Las hojas de cálculo incluyen ciertas funcionalidades con las que los vendedores pueden hacer gráficos comparativos y demás, pero en la vida real estas funciones se quedan bastante cortas para todo el análisis que necesita un equipo comercial.

Con un software CRM es posible tener informes en todo momento con hacer un par de clics. Tus vendedores ya no tienen que perder tiempo uniendo datos de una hoja con otra, esto garantiza que siempre puedan contar con informes preparados y mucho más confiables que luego pueden analizarse para mejorar los esfuerzos de venta.

7. No te mantendrás en contacto mientras estás en movimiento

Tus representantes de ventas están en constante movimiento, reuniéndose con prospectos y descubriendo nueva información valiosa. El problema de aferrarse a las hojas de cálculo es que todos estos datos que se obtienen sobre la marcha generalmente son escritos en notas o archivos escritos a mano o en computadoras personales.

Con un software CRM tus vendedores pueden ir consultando y almacenando información desde cualquier lugar e incluso compartirla con su equipo de manera instantánea.

Luego de analizar todas estas cosas que no puedes hacer con una hoja de cálculo y con un software CRM si está demostrado que para poder avanzar y tener un equipo comercial verdaderamente productivo necesitas adquirir un sistema de este tipo.

Los CRM en la nube evitan todas las dificultades comunes de las hojas de cálculo y facilitan la creación de relacione con los clientes potenciales. Cuando cuentas un sistema como este, tu equipo de ventas tiene el control total sobre los datos, automatizar procesos rutinarios, colaborar, mejorar los tiempos de respuesta y ser mucho más productivo.

Si aún no cuentas con un software CRM, no pierdas más tiempo y considera la oportunidad de adquirir uno para tu empresa. Sabemos que tu equipo comercial es capaz de lograr grandes cosas, pon a su disposición las mejores tecnologías para facilitar sus labores y hacer que desarrollen y demuestren todo su potencial.

 El CRM Sales Cloud de Salesforce puede ser una excelente opción para mejorar el área comercial y llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.

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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México