Un software CRM es una herramienta que puede ayudar a una empresa a transformar en gran medida su proceso comercial y la forma en cómo opera en general. Este sistema es capaz de ayudar a las organizaciones a lidiar con los retos de la industria, automatizar las tareas, facilitar las actividades de marketing, ser más productivas, obtener información comercial de forma instantánea y por último pero no menos importante, es de gran ayuda para reducir los costos. Si tus vendedores aún están imprimiendo documentos para agregar sus comentarios a lápiz o imprimen y agregan documentos a una pesada carpeta de archivos este artículo es para ti, porque te enseñamos cómo un software CRM reducirá los costos en tu oficina.
Imagen de Breaking Bad por la cadena AMC
Según un estudio reciente, el 58% de las oficinas en Europa almacenan registros en papel en locales de oficinas en lugar de un sistema digital, y el 2% de las empresas no tienen estructura alguna para almacenar la comunicación con los clientes. ¿Qué pasaría si te dijéramos que un software CRM puede ayudarte a digitalizar todos tus procesos de venta y reducir los costos en la oficina? Muchos líderes cometen el error de subestimar las facturas asociadas al material de oficina y papel y al tiempo invertido en ordenar la información pero la realidad es que administrar en papel y mantener procesos fuera de línea puede ser incluso más caro que adquirir un software CRM.
Es por eso que en este artículo profundizaremos cómo un sistema CRM puede ayudar a reducir costos en tu negocio. Pero antes, repasaremos un poco sobre las principales ventajas que tiene para las empresas llevar sus registros digitalmente, específicamente con un software de este tipo:
- Procesos comerciales mejorados gracias al rápido acceso y recuperación de la información.
- Toma de decisiones más estratégica porque la información relevante se puede ubicar fácilmente.
- Menos inversión en personal dedicado a buscar información.
- Menores costos de cumplimiento y mayor capacidad para proporcionar respuestas precisas, oportunas y transparentes.
- Ahorro de costos en la creación, almacenamiento y manejo de registros en papel.
Administrar en papel puede llegar a ser verdaderamente agotador para tu equipo de ventas, tener todos los días un escritorio lleno de folios y formularios por rellenar es sin duda una de las principales razones por las cuáles los departamentos comerciales colapsan y se convierten en un gasto para las organizaciones.
Ahora veamos 8 maneras de cómo un software CRM reducirá los costos en tu negocio y “sacudirá el mundo” de tus vendedores para siempre
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Capacidad para compartir archivos electrónicamente
Un software CRM le brinda a tu equipo comercial la oportunidad de compartir documentos y archivos de forma electrónica. Tener toda la información almacenada en un lugar rastreable permite evitar gastos de papel y tinta y además, ahorrar tiempo al no tener que enviar un correo electrónico que probablemente se pierda entre cientos de correos pendientes por leer.
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Plantillas que ahorran tiempo y dinero
Es común ver como muchas empresas invierten mucho tiempo y dinero en crear plantillas individuales para presentar ofertas de ventas, marketing, convocatorias, invitaciones, etc. Cuando cuentas con un software CRM puedes olvidarte de los costos asociados a las plantillas para siempre porque este sistema pone a disposición una biblioteca electrónica y así cada empleado puede enfocarse en su tarea original y no tiene que perder el tiempo creando nuevas plantillas.
Otra de las ventajas de estas plantillas disponibles en las soluciones CRM es que garantizan un perfil uniforme y una correcta redacción en cada documento, esto es algo muy importante cuando se trata de ofertas de venta o documentos que van dirigidos al público externo.
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Cada movimiento queda perfectamente registrado
Un software CRM es una herramienta que bien utilizada puede servir como un diario para tus colaboradores. Esto puede ayudar a mejorar la organización y el cumplimiento de las actividades en la oficina y por ende, los costos asociados al tiempo muerto.
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No más motores de búsqueda
Seguramente en más de una ocasión tus vendedores han tenido que utilizar el motor de búsqueda para encontrar información sobre algún contacto o empresa. Cuando una organización no tiene un directorio de negocios o una base de dato de contactos, le lleva mucho tiempo a cada empleado encontrar rápidamente la información correcta y aunque no lo parezca, el tiempo es algo que cuesta dinero para la empresa.
Un software CRM es una solución que reúne todos los datos de contactos, clientes y empresas en un mismo sistema en el que todos pueden tener acceso y buscar todo.
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Informes a un par de clics
Otro de los grandes desafíos que enfrentan las empresas que se aferran a administrar en papel y mantener sus procesos fuera de línea es la creación de informes. Usar horas y horas armando una hoja de cálculo en Excel con las últimas cifras de ventas es algo que además de ser agotador e inseguro, genera costos para la empresa.
Con un sistema CRM, tus agentes de ventas pueden contar con toda la información asociada al proceso comercial como por ejemplo las ventas del último trimestre y crear fácilmente informes estándar para mostrar a la alta gerencia.
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Planificación de tareas y actividades
Un equipo de ventas productivo no es aquel que tiene mucho es la agenda sino el que conoce como establecer prioridades y mantiene un espacio abierto para tareas urgentes o inesperadas. Un sistema CRM reduce costos de tu negocio gracias a su capacidad para ayudar a los colaboradores a organizar si tiempo y hacer un mejor uso de cada segundo en la oficina.
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Ya no hará falta imprimir y gastar papel
Los costos asociados al papel e impresión de documentos son el principal gasto que un CRM puede ayudar a eliminar por completo. La mayoría de los documentos que se manipulan en una oficina no necesitan ser impresos, con un sistema de este tipo tu empresa puede mantener un soporte electrónico de todos sus procesos: pedidos, correos electrónicos, facturas, devoluciones, informes, datos de clientes, etc.
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Tendrás leads de calidad y y con mayor retorno de inversión
Otra de las maneras de cómo un sistema CRM reduce costos de tu negocio es evitando la compra de prospectos o leads a proveedores externos. Un software CRM puede ayudarte a construir una base de datos de clientes y prospectos que finalmente, resultan ser clientes mejor calificados y más baratos a largo plazo.
Además, evitas penalizaciones o multas asociadas a la manipulación y uso de datos.
Son muchas las maneras en las que un software CRM puede ayudar a reducir costos en tu empresa. Cuando todas las funcionalidades del software CRM se aprovechan al máximo, es posible lograr que los ejecutivos y todos los miembros sean mucho más productivos y hagan un mejor uso de estos recursos.
Si aún no cuentas con una solución de este tipo, no pierdas más tiempo y considera la oportunidad de adquirir uno para tu empresa. Sabemos que tu equipo comercial es capaz de lograr grandes cosas, pon a su disposición las mejores tecnologías para ahorrar tiempo, facilitar sus labores y hacer que desarrollen y demuestren todo su talento y potencial.
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