Todas las empresas necesitan administrar y gestionar de forma correcta las actividades de su equipo comercial para ser exitosas. La realidad es que sin ventas no hay dinero y sin este recurso sería imposible que un negocio logre catalogarse como próspero. Por eso, es importante que los equipos de ventas estén siempre dotados no solamente de vendedores capaces y dispuestos a dar lo mejor, sino también de tecnologías que permitan optimizar cada uno de sus procesos. En este artículo te explicamos qué es un CRM, para qué sirve un CRM y además, todo lo que tienes que saber para escoger el mejor.
Probablemente ya hayas escuchado o leído sobre un software CRM, y es que hoy día resulta inconcebible que una empresa desarrollada o en crecimiento logre gestionar con éxito todo su proceso comercial sin la ayuda de esta herramienta. Sin embargo, desafortunadamente todavía encontramos líderes de negocios que se rehúsan al hecho de apoyarse en tecnologías y confían en que las hojas de cálculo en Excel y el correo electrónico son suficientes para mantener una posición privilegiada en el mercado, hacer felices a sus clientes y ganar dinero.
Si tu empresa aún no cuenta con un software CRM; no te preocupes, porque en este post te explicamos qué es un CRM, para qué sirve y cómo elegir el mejor. Veamos:
¿Qué es y para qué sirve un CRM?
Un software CRM es una plataforma en la nube que está enfocada a entender, anticipar y responder a las necesidades de los clientes actuales y potenciales de una empresa, con la finalidad de darle valor y mejorar las relaciones entre ambas partes.
Cuando una empresa cuenta con un software CRM dentro de su departamento comercial, puede tener los datos operacionales y de analítica que necesita para ofrecer una atención excepcional.
Un software CRM registra la información de contacto de todos los clientes recordando los detalles de su relación y cada interacción (a través de correo electrónico, por teléfono o incluso por redes sociales) para así vender de una forma más idónea, identificar prospectos para la venta directa o cruzada, ofrecer a clientes existentes nuevos productos o servicios, orientar las actividades de marketing, rastrear facturas, etc.
«Un software CRM es una plataforma en la nube que está enfocada a entender, anticipar y responder a las necesidades de los clientes actuales y potenciales de una empresa»
¿Cómo elegir el mejor software CRM?
Existen muchos proveedores de software CRM en el mercado, algunos con funcionalidades muy parecidas y otros con complementos que los hacen únicos y especiales. Por eso, elegir el software ideal para tu empresa puede que sea una situación bastante confusa; sin embargo, cuando cuentas con la información y apoyo necesario de tu equipo y de un consultor experto, se hace mucho más sencillo encontrar una solución hecha a la medida de tus necesidades y negocio.
A continuación, algunos aspectos que debes tomar en cuenta para elegir el mejor software CRM para tu empresa:
Precio y complementos
El precio es uno de los factores más importantes que debes tomar en cuenta al momento de elegir un software CRM para tu empresa. Evaluar el precio de la solución va mucho más allá de consultar el costo inicial, ya que muchos ofrecen precios por usuario y por funcionalidades.
Es importante que siempre leas las letras pequeñas y que en el presupuesto establecido estén incluidos aspectos como: funciones, actualizaciones, soporte continuo, capacitación, integración con otros sistemas existentes, compatibilidad con los dispositivos móviles de los vendedores, etc.
«Evaluar el precio de la solución va mucho más allá de consultar el costo inicial, ya que muchos ofrecen precios por usuario y por funcionalidades»
Facilidad de uso y soporte
Para que la implementación de un software de este tipo sea exitosa es necesario que la plataforma sea intuitiva y fácil de usar para todos, de lo contrario nadie querrá utilizarla. Así que uno de los aspectos que debes tomar en cuenta al momento de elegir el software es su facilidad de uso y la capacidad del proveedor para ofrecer soporte y atención personalizada.
Una forma de averiguar si el software CRM es realmente fácil de utilizar es capacitar a otros sobre cómo usarlo y luego, considerar el tiempo que ha costado entrenar a esa persona y lograr que dominara a la perfección todas sus funcionalidades.
En el caso de tener problemas para manejar el sistema o arrojar algún error, es momento de solicitar ayuda del equipo de soporte. Verifica qué tipo de asistencia está incluida en el costo del sistema, muchas veces la asistencia es excluida de la inversión inicial y una vez que se hace necesaria, comienzan a surgir costos que no estaban proyectados.
Por suerte, la mayoría de los proveedores de software ofrecen una demostración gratuita (¡Como nosotros!) con la que puedes corroborar la facilidad de uso y soporte.
Correo electrónico, dispositivos móviles y funciones sociales
Cuando se trata de elegir el mejor CRM, no se trata de seleccionar aquel con más funciones y capacidades sino de seleccionar aquel que finalmente capture la información que es esencial para tu negocio, permite un seguimiento inicial y es fácil de usar.
Tómate el tiempo para evaluar las capacidades de integración con el correo electrónico, la compatibilidad de la herramienta con los dispositivos móviles de los vendedores y las funciones sociales incluidas en el sistema asegurándote que estas sean un complemento y ayuda para tu empresa en lugar de un obstáculo.
Por ejemplo: el software CRM debe ser capaz de capturar de forma automática los datos de las interacciones de correo electrónico, no obligar a los colaboradores a ingresar manualmente los datos de correo electrónico. Además, el software debe tener la capacidad de funcionar en los teléfonos utilizados por los vendedores, en lugar de que los vendedores tengan que adquirir teléfonos nuevos.
Integraciones de terceros
Como ya hemos mencionado, cuando se trata de elegir el mejor software CRM para tu empresa es importante determinar qué funciones están incluidas. Sin embargo, también vale la pena mirar su capacidad para integrarse con otros sistemas que puedan ser utilizados en tu empresa como por ejemplo, un software ERP o algún otro software de marketing por correo electrónico que sea utilizado en tu empresa.
Informes y análisis
Otras de las cosas que hace un CRM y que debe ser tomada en cuenta al momento de elegir el software ideal para tu empresa es la capacidad para generar informes y análisis.
Selecciona aquel software con funciones de informes estándares o personalizados que puedan ser aprovechados y exportados por tu equipo comercial para luego, ser analizados y proponer soluciones en base a datos certeros a las partes interesadas de la compañía.
Seguridad
Buscar lo más barato muchas veces puede salir muy caro, así que nuestro mejor consejo es que inviertas en seguridad. Tómate el tiempo para investigar o consultar con el proveedor qué parámetros de seguridad son tomados en cuenta con el sistema, investiga si los mismos se acoplan a las políticas de tu empresa y si permite definir controles de acceso para cada usuario.
Recuerda que los datos de tus clientes y la información comercial de tu negocio es un recurso extremadamente valioso.
Ahora que conoces qué es un CRM y para qué sirve, no pierdas más tiempo y considera la oportunidad de adquirir un software de ventas para tu empresa. El CRM Sales Cloud de Salesforce puede ser una excelente opción para llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca antes alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.
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