La información alojada en Salesforce es un recurso muy importante para tu empresa. Cuando tus departamentos de ventas y de marketing hacen un buen uso de los datos pueden lograr que todas las actividades de comercialización se optimicen. Sin embargo, como líder es necesario que cuides y controles los datos generados y alojados en el CRM Salesforce de tu empresa para garantizar que los mismos sean confiables, se mantengan limpios y organizados en todo momento. En este artículo te enseñamos algunos consejos para controlar la generación de datos en Salesforce.
La información y datos generados en el CRM Salesforce son vitales para alcanzar la eficacia en los equipos de ventas, por eso debes preocuparte en lograr y mantener los datos limpios y evitar registros duplicados para aprovechar al máximo la herramienta. El control de los datos en Salesforce es una actividad que requiere de vigilancia, organización y cierta ayuda tecnológica pero ignorar la limpieza y control de tus datos puede generar consecuencias para el negocio como la pérdida de oportunidades e ingresos, usuarios o clientes frustrados, falta de adopción, etc.
En NextUp nos preocupamos por lograr que empresas como la tuya logren adoptar el CRM Salesforce con éxito y aprovechar todas las increíbles funcionalidades y beneficios que la herramienta ofrece. Por eso, nos hemos tomado el tiempo para preparar los mejores consejos para controlar la generación de datos en Salesforce y evitar que los usuarios creen registros duplicados.
Consejos para controlar la generación de datos en Salesforce
Utiliza la herramienta de Administración duplicada
La herramienta de Administración duplicada es una función que sirve para controlar si los usuarios crean cuentas, contactos o clientes duplicados y garantizar que la información de tu empresa se mantenga limpia y organizada. Esta función puede personalizarse y es capaz de identificar aquellos contenidos reproducidos así como también, crear informes sobre los duplicados que los usuarios guardan para conocer la raíz del problema
Para hacer uso de esta opción de Salesforce debes habilitar las cuentas personales, activar la coincidencia de cuenta personal y las reglas duplicadas en la opción de Configuración.
Activa las reglas duplicadas
Tal como mencionamos anteriormente, Salesforce posee funciones que ayudan a tus colaboradores a mantener una base de datos limpia y organizada para que esta sea una aportación en la construcción de relaciones con los clientes, interacciones con los contactos y en el manejo de cuentas. Una de estas opciones es la regla duplicada.
Cuando activas esta opción es posible determinar qué ven los usuarios cuando intentan guardar una información o registro duplicado al igual que configurar autorizaciones para fusionar clientes, cuentas o contactos duplicados.
Personaliza la gestión de duplicados
Lo mejor de la opción de administración de duplicados de Salesforce es que puedes personalizarla y mantenerla al día siempre aplicando reglas de duplicación y reglas de coincidencia.
Una regla duplicada le dice al CRM Salesforce qué acción tomar cuando aparece un registro duplicado en la información, mientras que las reglas de coincidencia definen las bases para identificar los duplicados.
Apóyate en herramientas de limpieza
Otra manera de controlar la generación de datos en Salesforce es apoyarte en herramientas de limpieza, como por ejemplo AppExchange, que permiten detectar y borrar más de 250 registros duplicados a la vez (incluyen casos, soluciones, cuentas, contactos, actividades, etc.) o también, puedes hacerlo directamente en la plataforma.
Controlar los datos o registros irrelevantes
Para evitar los registros duplicados en Salesforce o el exceso de información puedes crear como hábito realizar una limpieza masiva cada cierto tiempo de aquellos archivos que ya tu equipo de ventas no necesita como por ejemplo:
- Leads sin conversión en el último año
- Tareas, registros o eventos sin actividad en los últimos 3 años.
- Casos cerrados mayores de 5 años.
En el caso de que prefieras mantener esta información, puedes alojarla en una copia aparte y así liberar espacio en tu almacenamiento y lograr que la data se mantenga más limpia y organizada.
Concientiza a tus colaboradores
Cuando los colaboradores son conscientes de la importancia de la información y de mantener una base de datos limpia y organizada es mucho más fácil controlar la generación de datos en Salesforce y evitar los registros duplicados.
Para ello, puedes comenzar por enseñarles a tus colaboradores cuáles son aquellos archivos que alimentan tu base de datos y cuáles son aquellos que por el contrario, resultan irrelevantes. Apóyate en ciertos usuarios para crear e implementar un proceso de revisión de datos para garantizar su calidad y además, utilizar las tecnologías disponibles para automatizar dicho proceso.
Es importante que como líder te asegures que tus colaboradores hagan un buen uso de la herramienta CRM con la que cuentan, esta es una tecnología que puede brindar grandes beneficios al proceso comercial de tu empresa y que realmente vale la pena cuidar.
La información alojada en tu software CRM es un activo valioso por eso, te aconsejamos aplicar estos consejos para controlar la generación de datos y evitar registros duplicados en Salesforce. Sólo así, podrás asegurarte de que la información alojada en el CRM podrá ser de utilidad para acelerar la productividad de tu equipo de ventas y servicio, tomar decisiones rápidas e inteligentes y además, ofrecer un servicio excepcional a todos tus clientes.
Recuerda que en NextUp podemos apoyarte en la implementación y consultoría del CRM Sales Cloud de Salesforce, para que tu equipo comercial logre aprovechar al máximo su base de datos, sea más productivo, alcance sus metas y logre llegar a niveles de ventas nunca antes alcanzados.
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