Acabas de comprar un nuevo software CRM para tu negocio y no puedes esperar a que todos comiencen a ingresar datos en él. Pero no todo resulta como lo has planeado, tus colaboradores evitan el sistema y prefieren usar aquellos con lo que están familiarizados. Lo sabemos, esta no es una situación simple. Una de las principales razones por las que las implementaciones de CRM fallan por completo es porque no todos están a bordo así que es momento de enfocarte en lograr que tu equipo de ventas utilice su software CRM al 100% o de lo contrario, tu empresa perderá toda la inversión realizada. Pero, ¿Cómo lograrlo?

Esto es precisamente el tema que abordaremos en esta publicación, hemos reunido algunos consejos que te ayudarán a evitar que tus empleados rechacen tu software CRM y lograr que estén a bordo desde el primer día.

7 consejos para lograr que tu equipo de ventas utilice su software CRM al 100%

1. Involucra a tu equipo en la selección del CRM

Antes de seleccionar un sistema CRM, repasa las posibles opciones con las personas claves que lo usarán. ¿Qué características son las que más buscan y necesitan? ¿Cuáles suenan bien pero en realidad no utilizarán? Involucrar a tu equipo en el proceso de selección no solamente los convierte en los primeros porristas de la causa, sino que también puede ayudarte a ahorrar dinero al no adquirir un CRM más costoso y complicado de lo que tu empresa necesita.

2. Resalta los beneficios de la herramienta

Una de las razones por las que los nuevos usuarios de CRM rechazan la herramienta a la primera es porque desconocen cuáles son los beneficios que puede ofrecer. Es posible que las ventajas de utilizar un sistema de CRM no sean evidentes para todos los empleados, también es posible que solo lo vean como un nuevo sistema que se les está imponiendo cuando la forma antigua parecía estar bien.

Como líder, es tu trabajo demostrar que la forma anterior no estaba bien, y cómo esta nueva forma hará que el trabajo sea menos frustrante y más gratificante.

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3. Integra tu CRM con otro software que tu equipo utilice

Integra el software CRM con otro sistema que tu equipo utilice y exporta automáticamente toda la información que puedas de ellos.

Cuantos menos espacios en blanco tengan que completar los vendedores, más probabilidades habrá de que llenen correctamente los datos en CRM. Incluso una palabra menos que escribir hace una diferencia en un año.

También vale la pena integrar el sistema CRM con un calendario, que no solo ahorrará tiempo a tu equipo, sino que también puede facilitar su trabajo al mejorar la programación de los próximos contactos.

No tener la posibilidad de integrar la información de los sistemas que los usuarios utilizan con el CRM podría acabar frustrando a los usuarios y generando rechazo.

4. Implementa el sistema en fases

Cuando despliegues el nuevo sistema CRM en tu empresa, no hagas que tu equipo tenga que aprender todo de una vez. El hecho de que el sistema tenga unas características que nunca has visto antes no significa que tengas que usarlas todas desde el principio.

Comienza por abordar las tareas más comunes que los empleados realizarán dentro del sistema y a partir de allí expande poco a poco el uso. Evita las personalizaciones grandes, espera a ver cómo tu equipo está utilizando el sistema para decidir qué es lo que necesitas cambiar.

5. Hazlo simple

La información esencial varía según la industria, pero sea lo que sea, debes analizar tus formularios de CRM y deshacerse de todo lo que no sea necesario. Si trabajas en una empresa SaaS, es posible que solo necesites las direcciones de correo electrónico de los prospectos. Recolectar sus números de teléfono y direcciones puede ser innecesario, al menos hasta cierto punto del trato. Es recomendable realizar dichas revisiones con regularidad, observar y cortar campos no esenciales de tu CRM. Tu equipo de ventas te lo agradecerá.

6. Que no falte el entrenamiento

Una gran parte de una implementación exitosa de CRM es el entrenamiento. Dedicar una cantidad adecuada de tiempo y recursos para capacitar a los usuarios sobre cómo usarlo es indispensable para lograr que todos sean conscientes del gran valor que la herramienta tiene para la empresa.

Una excelente manera de comenzar es capacitar a fondo a todos los gerentes o supervisores, y luego pueden enseñar a otros como usarlo.

Esto no solo motivará a tu personal a comenzar a usar el sistema, sino que también ayudará a ahorrar tiempo, dinero y quizás tu cordura. Con la capacitación adecuada, tus empleados pueden obtener los beneficios de usar un sistema de CRM en lugar de sentirse atascados al tratar de entender cómo funciona el sistema.

7. Se creativo

¿Qué te parece convertir tu proceso de adopción de CRM en un juego? Se creativo y recompensa a aquellos usuarios que hayan alcanzado una importante meta mientras usan el sistema. Otra idea es crear una competencia mensual que implique utilizar el sistema de CRM.

El objetivo de estos retos y recompensas es crear buena vibra durante todo el proceso de implementación y hacerles sentir a tus colaboradores que el sistema no es una especie de castigo sino todo lo contrario, una herramienta que los ayudará a hacer mejor su trabajo y cumplir los objetivos de ventas fácilmente.

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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México