Una vez que se concluye el proceso de implementación de Sales Cloud es importante dedicar atención al tema de optimizar la administración del CRM Salesforce. Esto consiste en dar mantenimiento a los usuarios y a la base de datos, desarrollar los reportes necesarios, crear y actualizar materiales de apoyo, contribuir en los procesos de capacitación, informar sobre nuevas versiones de la herramienta, entre otras cosas.
Administrar un sistema CRM Salesforce es hoy día más fácil que nunca, sólo necesitas contar de los recursos necesarios y un administrador de Salesforce que te apoye y vele porque todo el sistema se encuentra en orden, funcione tal como se espera y los usuarios le estén dando el uso que debe ser.
En NextUp nos preocupamos por ofrecerte toda la información necesaria para que puedas maximizar el valor de tu CRM, por eso en este artículo te enseñamos algunas maneras en las que puedes optimizar la administración del CRM Salesforce.
Encuentra el administrador adecuado
Para mejorar la administración de Salesforce es indispensable que encuentres un colaborador ideal, que esté familiarizado con las capacidades de personalización del sistema y responda a los usuarios eficientemente. Un administrador de Salesforce debe tener una sólida comprensión de los procesos del negocio, conocimiento de la estructura y cultura organizacional, capacidad para comunicarse y motivar efectivamente a los usuarios, deseo de ser la voz de usuario frente a los ejecutivos, contar con habilidades analíticas para responder a los cambios solicitados e identificar personalizaciones, etc.
Asimismo, Salesforce.com ofrece cursos y entrenamientos personalizados que harán posible que tu administrador esté completamente preparado y familiarizado con el sistema y de esta manera podrás asegurarte de que tus datos están seguros, tus usuarios estarán siendo productivos y que, además, se aprovechen al máximo las funcionalidades de la solución.
Otro punto que debes tomar en cuenta es el número de administradores. Por ejemplo, se recomienda que para administrar un sistema CRM con un máximo de 30 usuarios, se asigne un administrador. Para aquellas empresas que tienen hasta 74 usuarios, se recomienda preparar a más de un administrador a tiempo completo y así sucesivamente.
Por lo general, estos varían de acuerdo con el tamaño del negocio, su complejidad y el volumen de requerimientos por parte de los usuarios.
Mantén tus datos limpios
Mantener los datos de tu CRM Salesforce limpios es una actividad que debes hacer junto al administrador de Salesforce y los representantes. Sin embargo, algunas funciones de Salesforce CRM pueden ayudarte como por ejemplo las herramientas de limpieza de datos de AppExchange.
Para evitar la duplicación de datos y mantenerlos limpios se recomienda:
- Pedir a los representantes que busquen registros antes de crear otros nuevos
- Estandarizar las convenciones de nomenclatura para nombre y direcciones de empresas
- Utilizar valores predeterminados
- Definir los campos necesarios
- Configurar reglas de validación de datos
- Definir las actualizaciones de los campos de flujo de trabajo
- Configurar paneles para supervisar la calidad de la información
Haz que todos sean productivos
Una de las actividades más importantes del administrador de Salesforce es facilitar el trabajo de todos para que sean verdaderamente productivos. En el CRM Salesforce se cuenta con herramientas que incluyen recursos que pueden ayudar a administrar de forma eficiente las actividades de los usuarios. Algunos de ellos son:
- Asistente de importación
- Cargador de datos de Force.com
- Flujos de trabajo
- Campos de formula
- Grupos públicos
- Cuenta / equipos de venta
- Visualizador de procesos
- Gestión de perfiles
- Integración con otras aplicaciones como Outlook, PDF, Excel
- Plantillas de correo electrónico
- Etiquetado
Mantente al día con las actualizaciones y nuevas funciones
Una manera de optimizar la administración del CRM Salesforce es estar al día con las actualizaciones y versiones disponibles. Tres veces al año, Salesforce.com lanza nuevas funciones con características que están a disposición de tus usuarios.
Por lo general, estas actualizaciones están diseñadas para mejorar la experiencia de los usuarios Salesforce y por supuesto, traen un sinfín de ventajas para tu compañía.
Ofrece a los usuarios una visión integral del negocio
Tus representantes necesitan toda la información del negocio para diseñar estrategias que mejoren las relaciones con sus clientes y los números de ventas. Con el CRM Sales Cloud de Salesforce, tus colaboradores cuentan con informes y tableros que ofrecen métricas exactas sobre el estado del negocio, por ejemplo: Número de clientes potenciales, número de clientes potenciales por localidad, tasas de conversión, oportunidades en la cartera, pronósticos o tendencias.
Si ya cuentas con un software CRM, toma en cuenta estas estrategias para optimizar la administración del CRM Salesforce. De igual manera, puedes apoyarte en un partner o socio para encontrar el administrador de Salesforce ideal para tu empresa.
Si aún no cuentas con una solución de este tipo, no pierdas más tiempo y considera la oportunidad de adquirir uno para tu empresa. El CRM Sales Cloud de Salesforce puede ser una excelente opción para llevar a tu compañía a niveles de venta y productividad nunca antes alcanzados, todo esto gracias a su amplia funcionalidad que incluye: Gestión de oportunidades de negocio, colaboración de ventas, gestión de leads, proyecciones de venta, e-mail tracking y muchas otras más.
Tener una solución CRM a tu disposición es una gran manera de impulsar el crecimiento del negocio. Los sistemas CRM hoy en día son bastante accesibles; lo mejor de ello es que es una inversión que nunca pierde vigencia y siempre podrás encontrar nuevas actualizaciones y funcionalidades que te permitirán ofrecer lo mejor a tus usuarios Salesforce.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
