La base de datos es uno de los recursos más valiosos de tu empresa. El CRM Salesforce ofrece la posibilidad de contar con una base de datos ordenada y automatizada que permite optimizar todas las actividades de comercialización de tu empresa. Como líder de ventas es importante que cuides y aprendas a depurar tu base de datos en el CRM Salesforce para garantizar que la información alojada sea confiable y se mantenga limpia y organizada en todo momento.
Son muchas las opciones disponibles para limpiar base de datos en Salesforce y sacar el máximo provecho al almacenamiento disponible por ejemplo, tu empresa puede comprar almacenamiento adicional, hacer uso de herramientas de eliminación masiva o de aplicaciones para eliminar registros y archivos adjuntos que ya no sean útiles para la compañía.
A continuación, te enseñamos algunas maneras en las que puedes depurar tu base de datos en el CRM Salesforce y garantizar que siempre se encuentre en las mejores condiciones posibles.
Cómo depurar tu base de datos en el CRM Salesforce
Concientiza a tu equipo sobre el uso del almacenamiento
El primer paso para mantener una base de datos en Salesforce limpia y organizada es educar a los colaboradores sobre el correcto uso de la misma. Enseñar a tu equipo cuáles son aquellos archivos que ameritan tener copias en el sistema y cuáles son aquellos que no tienen relevancia para la empresa podría ayudarte a ahorrar almacenamiento.
Es importante crear e implementar un proceso de calidad de datos y utilizar las tecnologías disponibles para automatizar el proceso siempre que sea posible
Además, no tiene sentido limpiar base de datos en Salesforce si los colaboradores continuarán llenándola de archivos que no son útiles. Explica a tu equipo la importancia que tiene la información y cómo su correcto uso puede ayudarles a alcanzar sus metas.
Hacer limpieza masiva de registros irrelevantes
Otra forma de depurar tu base de datos en el CRM Salesforce es haciendo limpieza masiva de todos aquellos archivos que tu empresa ya no necesita como por ejemplo:
- Leads sin conversión o oportunidades muertas en los últimos 12 meses
- Tareas, eventos y cuentas sin actividad en los últimos 3 años
- Casos cerrados mayores de 5 años
- Soluciones caducadas
Antes de realizar esta limpieza masiva es recomendable investigar si en realidad esta información no está siendo utilizada por ningún miembro de la empresa. Además, puedes realizar una copia de los datos que se van a eliminar en caso de que necesiten restaurarlos más tarde.
Apóyate en herramientas de limpieza de datos Salesforce
Salesforce cuenta con herramientas que te permiten borrar hasta 250 registros a la vez, en los que se incluyen cuentas, clientes potenciales, actividades, contactos, casos, soluciones y productos. Para acceder a la opción solo necesitas ir a Configuración | Configuración de la administración | Gestión de datos | Borrado masivo de registros.
Para tener una base de datos limpia y organizada en Salesforce no necesariamente debes invertir dinero, también existen herramientas gratuitas que pueden integrarse en el CRM Salesforce como por ejemplo, AppExchange.
Las versiones Enterprise e Ilimitada de Salesforce ofrecen una app gratuita que puedes instalar en tu CRM Salesforce, la cual permite borrar campañas, oportunidades, contratos, etc.
De igual manera, es posible eliminar en masa objetos estándar y personalizados mediante el Excel Connector (Professional, Enterprise y Unlimited Editions) o el Apex Data Loader (disponible para Enterprise y Unlimited Editions). Ambas herramientas pueden utilizarse para crear extractos de archivos en Excel, ordenarlos, filtrarlos y utilizarlos para eliminar masivamente registros en la base de datos.
Integra los datos de tu empresa
En ocasiones, algunas compañías cometen el error de almacenar los mismos datos en más de un sistema y esto es un grave error, ya que no sólo ocupa un mayor espacio sino que además, cada vez que hay más datos duplicados, es más fácil que la información salga de sincronización.
Es recomendable que integres tus sistemas para que las actualizaciones del sistema se realicen automáticamente en los demás. De esta manera, tus usuarios pueden acceder a una red única de información y evitar la duplicación de los datos que sin duda, colapsa el almacenamiento disponible en la nube.
Una base de datos contaminada y desorganizada conduce a cometer errores que afectan el éxito del sistema en la compañía. De hecho, los analistas de la industria afirman que una de las principales razones por las cuáles un proyecto de implementación CRM falla es debido a errores en la base de datos.
La información y los informes exactos son vitales para alcanzar la eficacia en los equipos de ventas, por eso debes preocuparte en lograr y mantener datos de calidad. Entendemos que es una actividad que requiere de vigilancia, organización, buenos procesos y cierta ayuda tecnológica pero ignorar la limpieza de tus datos puede generar consecuencias graves para el negocio como pérdida de oportunidades e ingresos, usuarios o clientes frustrados, falta de adopción, etc.
Recuerda que en NextUp podemos apoyarte en la implementación y consultoría del CRM Sales Cloud de Salesforce, para que tu equipo comercial logre aprovechar al máximo su base de datos, sea más productivo, alcance sus metas y logre llegar a niveles de ventas nunca antes alcanzados.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
