Las reuniones de ventas son eventos necesarios, que les permiten a los integrantes del equipo comercial tener un espacio para compartir información, complementar sus habilidades, apoyarse y motivarse mutuamente para alcanzar con éxito los objetivos establecidos.
Lamentablemente cada día son más las juntas que se vuelven poco productivas y que además generan una pérdida de tiempo.
Sin embargo, estas reuniones no deben ser vistas como un momento aburrido e infructuoso; todo lo contrario, deben ser una oportunidad para motivar al equipo de ventas, compartir estrategias, conocer los avances y que además, sea un espacio para reconocer a aquellos ejecutivos que han hecho un esfuerzo por destacarse y cumplir los objetivos.
Organizar juntas de ventas exitosas es una gran ayuda para aumentar la productividad de tu equipo y mejorar los resultados tanto del departamento como de la empresa. Por eso, en esta edición de NextUp te platicamos 8 tips que te podrán ser de mucha utilidad para que puedas preparar tu siguiente junta comercial y garantizar que tus agentes obtengan los resultados que esperas.
9 tips para preparar tus juntas de ventas
A continuación te compartimos algunos consejos para que tu equipo de trabajo pueda prepararse adecuadamente para sus juntas de ventas.
1. Demuestra tu poder de convocatoria
La comunicación es vital para garantizar el éxito de cualquier actividad. Envía a todos los miembros de tu equipo comercial una convocatoria con un tiempo de anticipación prudente informando el lugar, la hora y el objetivo principal de la reunión.
Asimismo, es necesario que se cumpla con lo establecido en la convocatoria; como por ejemplo, la hora de la reunión. Reconoce a aquellos participantes puntuales y antes de comenzar, menciona los puntos que serán discutidos.
2. Presta atención a los detalles
Los pequeños detalles hacen la diferencia; como por ejemplo, el ambiente en el cual se desarrolla el evento. Procura elegir un sitio indicado y acorde a la actividad a realizar.
El lugar escogido para desarrollar una reunión puede determinar el éxito o fracaso de la misma. Por eso, es importante que sea un sitio ordenado, que tenga capacidad para todos los asistentes, que resulte cómodo y en el cual se pueda trabajar sin distracciones que puedan afectar la junta.
3. Asigna un responsable para elaborar una minuta
Antes de iniciar con la junta es importante que asignes a un responsable de tomar nota de todos los acuerdos, responsables y asuntos importantes. Asimismo, al finalizar la reunión deberá hacerla llegar a todos los participantes.
4. Comienza de forma dinámica
Es recomendable iniciar tus reuniones con alguna actividad que despierte el ánimo de quiénes participan. Por ejemplo, algún material audiovisual o alguna charla breve que sirva para romper un poco el hielo pueden ser una buena estrategia para hacer que los vendedores comiencen a compartir anécdotas y datos sobresalientes sobre su labor en ventas.
5. Documéntate
La información es poderosa cuando es puesta a tu favor. Es necesario que, antes de comenzar una junta con tus vendedores, todos se documenten con la información que cada uno requiera, de tal forma que puedan cumplirse todos los objetivos durante la reunión y se aproveche al máximo el tiempo invertido.
Para ello, puedes apoyarte en soluciones tecnológicas que integren toda la información que concierne al proceso de ventas como por ejemplo un software CRM.
Este sistema te permite tener a la mano todos los datos e información sobre tus clientes y transacciones comerciales con la cual es posible elaborar reportes de venta que pueden ser analizados para diseñar estrategias que mejoren los índices de ventas.
Llevar toda esta información a tus juntas permite que todos los colaboradores discutan y ayuden a tomar mejores decisiones para el negocio. Además, es un gran apoyo para que todos trabajen en conjunto ya que permite compartir y sincronizar archivos con todos y hacer un seguimiento del contenido en tiempo real.
6. Valora el tiempo de los demás
No cometas el error de planificar una junta para decir algo que puedes resumir en un simple correo electrónico. Cuando se organizan miles de reuniones innecesarias, las mismas pierden el respeto y objetivo.
Pregúntate siempre ¿Qué temas necesitan tocarse en la reunión y cuáles pueden tratarse fuera de ella? Por otro lado, es importante que durante la reunión se mantenga el foco en el tema principal o al menos, un orden de ideas.
Dispersar las ideas, utilizar lenguajes demasiado técnicos y llenos de palabras o términos extraños pueden hacer que los participantes se fatiguen y desvíen su atención hacia otros asuntos.
7. Nunca subestimes el poder de la motivación
Cuando un equipo se siente motivado, es capaz de trabajar para cumplir de manera eficiente cada una de las metas trazadas, sobretodo en el área de ventas. Por eso, es importante que en cada reunión se brinde espacio a la motivación, para que tu equipo de ventas se sienta apoyado y reconocido.
8. Aporta valor a la reunión
Tal como mencionamos anteriormente, una junta de ventas debe ser un espacio para compartir conocimiento y habilidades. Por eso, es vital realizar actividades que aporten valor y contenido de utilidad para los asistentes y fomenten el trabajo en equipo.
9. Realiza un resumen antes de concluir la reunión
Es importante que antes de dar por concluida la junta de ventas realices un resumen de los temas que se han revisado, los acuerdos a los que se ha llegado y los responsables de dar seguimiento a cada uno de éstos. Esta es una manera de verificar que la reunión realmente haya sido productiva.
Como se mencionaba en uno de los tips anteriores, es importante contar con información oportuna y documentarse para asistir debidamente preparado a cada una de las juntas de ventas. Para ello, el CRM Sales Cloud de Salesforce puede ayudarte, pues te brinda acceso a la información que necesitas conocer del proceso de ventas de tu empresa.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
