Como líder de ventas, es indispensable que aprendas a manejar las funcionalidades del CRM Sales Cloud de Salesforce, de ello depende que tu empresa realmente pueda adoptar un enfoque proactivo ante el sistema y aproveche todos los beneficios que tiene para ofrecerte. Aunque en ocasiones para algunos parezca complicado manejar y crear fórmulas en Salesforce es mucho más sencillo de lo que parece, sólo necesitas practicar el procedimiento y ser cuidadoso para que las fórmulas a utilizar conduzcan a la información solicitada.
Una fórmula es un algoritmo que obtiene un valor cuando se utilizan ciertos campos, expresiones o valores. Las fórmulas en Salesforce tienen como objetivo activar funciones, desglosar información o configurar ciertas características de la herramienta. Estas fórmulas te ayudan a definir los cálculos para campos personalizados, pruebas de validación y flujo de trabajo basados en las especificaciones de tu compañía.
Si previamente has utilizado programas como Excel y no has tenido complicaciones para dominar sus fórmulas, seguramente también podrás dominar las del CRM Salesforce.
A continuación te explicamos cómo hacer una fórmula en el CRM Salesforce. Ya sea que te encuentras en proceso de implementación de la herramienta o aún no has logrado aprender a crear fórmulas en Salesforce, te sugerimos continuar leyendo este material.
8 tips para crear fórmulas en Salesforce
Crea y configura fórmulas estándar y personalizadas
Para comenzar a crear fórmulas en Salesforce, debes ubicarte en la sección de generador de informes y hacer clic en la opción de Añadir fórmula. Asegúrate de incluir un nombre para la fórmula que sea reconocible ya que de esta manera aparecerá en los informes que desgloses luego.
Posteriormente, debes establecer los datos, el número de decimales y el lugar donde deseas mostrar la fórmula. A partir de este momento la fórmula quedará generada y lista para añadir operadores y ser comprobada.
Fórmulas multi divisa
Con Salesforce es posible crear fórmulas multi divisa que se adaptan fácilmente a las particularidades de tu empresa. Para crear este tipo de fórmulas debes ubicarte en la lista desplegable Número de decimales para la divisa, seleccionar el número de decimales que deseas que aparezcan según los tipos de datos de divisa, de número o de porcentaje.
- En el caso de la divisa, muestra hasta 18 dígitos, con la precisión de decimales predeterminada de la divisa
- En el caso de porcentajes, muestra hasta 18 dígitos, sin decimales
- En el caso de números, muestra hasta 18 dígitos, sin cambiar la precisión de decimales
Comprueba una referencia
Gracias a la popularidad y gran cantidad de casos de éxito que respaldan el funcionamiento de Salesforce, en internet puedes conseguir material que puede ayudarte a usar las fórmulas en Salesforce y darte ideas para aprovecharlas al máximo.
A través del sitio web de Salesforce puedes buscar cada fórmula según sus funciones y además, obtendrás una breve descripción de cómo utilizar dicha función. Igualmente, puedes consultar a tu partner de Salesforce en caso de dudas e incluso personalizar las fórmulas la existentes para adaptarlas a las necesidades de tu empresa.
Crea campos de fórmula diferentes
Un tip bastante útil al momento de crear fórmulas en el CRM Salesforce es crear campos de fórmulas diferentes. Estos campos pueden contener hasta 3.900 caracteres, incluyendo espacios, caracteres de retorno y comentarios.
Sin embargo, puede ocurrir que tu fórmula requiera más caracteres. Para ello puedes crear campos de fórmulas diferentes y hacer referencia a dichos caracteres en otro campo de fórmula.
Escribe la fórmula en partes
Tal como mencionamos anteriormente, una fórmula en Salesforce puede llegar a tener hasta 3.900 caracteres; si te parece muy complicado hacerlo, puedes comenzar a escribir las fórmulas en partes para así dividirla en partes más pequeñas.
Agrega comentarios
Considera la posibilidad de agregar comentarios a tus fórmulas, especialmente en aquellas que son muy largas o complicadas ya que estos funcionan como guía para explicar partes concretas a cualquier persona que utilice el sistema.
Los comentarios deben comenzar con una barra seguida de un asterisco (/*) y terminar con un asterisco seguido de una barra (*/).
Comprueba la sintaxis
Un consejo muy valioso al momento de aprender cómo hacer una fórmula en el CRM Salesforce es comprobar siempre su sintaxis. Una fórmula mal escrita o con errores no funciona correctamente en el sistema o también, puede arrojar resultados erróneos para tu empresa.
Aprovecha la opción de Comprobar sintaxis para asegurarte que todo está bien. Una vez comprobada, el sistema deberá arrojar el mensaje “No hay errores de sintaxis en campos o funciones de combinación”
Aprovecha al máximo las fórmulas personalizadas
Una de los mayores beneficios de esta herramienta, es que te permite crear fórmulas de resumen personalizadas que luego pueden ayudarte a preparar informes bastante útiles y completos. Sin embargo, estas son algunas recomendaciones que debes tomar en cuenta:
- Una fórmula no puede hacer referencia a otra del mismo tipo.
- Las formulas pueden incluir distintos tipos de datos, incluidos: campos de número, divisa, porcentaje y casilla de verificación.
- Siempre que se produce un error al calcular el valor de una fórmula, aparece el mensaje «#Error!». «#Error!» también aparece al dividir fórmulas por cero. Para solucionar el error, comprueba la fórmula y proporciona una alternativa.
- Las fórmulas de resumen personalizadas de bloques cruzados están disponibles para informes unidos.
Con el CRM Salesforce cuentas con la capacidad de crear fórmulas para generar reportes de ventas y pronósticos de manera automática, fáciles y dinámicos, los cuales te ayudarán en la interpretación de los datos para tomar decisiones acertadas que te permitan mejorar la productividad de tu equipo de ventas cada día más.
El CRM Sales Cloud de Salesforce puede ser una gran opción y tu aliado para llevar a tu empresa a niveles de venta nunca antes alcanzados y para lograr esa competitividad que siempre has deseado. Parte de la funcionalidad que te ofrece esta herramienta consiste en: Gestión de contactos y oportunidades de negocio, colaboración y administración de ventas, gestión de leads, automatización de marketing, CRM mobile app, e-mail tracking, análisis y proyecciones de ventas, entre otras más.
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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México
