¿Cuáles son los productos que más beneficio traen para tu compañía? ¿Qué campañas de marketing han sido más exitosas? ¿Qué tan satisfechos están tus clientes? Para todas estas preguntas, Salesforce tiene la respuesta. El modulo de Salesforce Reports es una potente herramienta de generación de informes a partir de tus datos en tiempo real. Puede que esto sea completamente nuevo para ti pero no te preocupes, en este post te explicamos todo lo que necesitas saber sobre esta funcionalidad de Salesforce.

¿Imaginas tener una aplicación en la que cada vez que pidas que se genere un informe puedas hacer la solicitud en forma de pregunta? Supongamos que un día el CEO de tu empresa se encuentra a punto de elaborar el plan anual y necesita información para tomar decisiones sobre a dónde llevar a la empresa próximamente. Un informe puede proporcionar la información necesaria para tomar medidas e ir en grande. Con Salesforce Reports puedes encontrar las respuestas que tu empresa necesita con ayuda de los informes y cuadros de mando.

Sigue leyendo para aprender cómo comenzar con los informes y cuadros de mando en tu empresa. Pero… ¡Un momento! Comencemos por lo básico:

¿Qué es un informe de Salesforce Reports?

Un informe es una lista de registros que cumplen con los criterios que tú mismo puedes definir. Se muestra en Salesforce en filas y columnas, y se puede filtrar, agrupar o mostrar en un gráfico.

Cada informe se almacena en una carpeta. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas, y pueden configurarse como de solo lectura o de lectura /escritura. Como líder de ventas, podrás controlar quién tiene acceso al contenido de la carpeta según los roles, permisos, grupos públicos y tipos de licencia. Puedes hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o hacerla privada para que solo el propietario tenga acceso.

En Salesforce podemos encontrar cuatro tipos de informes:

• Informe tabular. Este es el informe más básico. Muestra solo la fila de registros en una tabla como formato con total general. Los informes tabulares no se pueden utilizar para generar tableros de Salesforce.

• Informe resumido. Este es el tipo de informe más común. Permite agrupar filas de datos. Es compatible con la clasificación y visualización de subtotales. Por ejemplo, en una aplicación de reclutamiento, se podría usar un informe de resumen para mostrar las posiciones abiertas clasificadas por el nombre del departamento.

• Informe matricial. Este es el formato de informe más complejo. El informe matricial resume la información en un formato de cuadrícula. Estos permiten que los registros se agrupen por columnas y filas. Los informes de resumen y matriz se pueden utilizar para generar tableros.

• Informes unidos

¿Cómo exportar los informes de Salesforce a Excel?

Los informes de Salesforce proporcionan dos opciones para exportar estos datos. La primera es una vista imprimible y la segunda es Detalles de exportación, en la que básicamente se exportan los datos en bruto.

Lo mejor es que puede hacerse de una forma muy rápida e intuitiva. Solo debes seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar objeto.

• Seleccionar el tipo de informe que deseas generar.

• Indicar el tipo de información que deseas mostrar. Para informes de resumen y matrices, debes especificar cómo se deben agrupar los campos.

• Selecciona columnas en el informe y el orden de las mismas.

• Especifica los criterios de filtrado que deberán utilizarse para seleccionar los registros.

Los informes personalizados permiten a los desarrolladores definir qué campos deberían estar disponibles en un informe, cambiar los campos relacionados y agregar secciones a los campos del grupo.

Una vez que estos informes son creados, están disponibles de forma automática en la pestaña de informes.

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¿Qué es un tablero o cuadro de mando de Salesforce?

Un tablero o cuadro de mando de Salesforce es una visualización de métricas y tendencias clave de los datos de tu empresa. La relación entre un tablero y un informe es que para cada tablero, hay un solo informe subyacente. Sin embargo, se puede usar el mismo informe en varios tableros.

Este tipo de recursos le otorgan un gran valor y poder a los datos alojados en el sistema Salesforce por ejemplo, puedes mostrar varios tableros juntos y crear una poderosa presentación visual con múltiples informes que tengan un tema en común como el rendimiento de ventas, la asistencia del cliente, etc.

Sin embargo, los gráficos y las estadísticas no son lo único con lo que trabajas. Puedes personalizar todo el tablero y adaptarlo a tus necesidades.

Hay cinco tipos de tableros o cuadros de mando de Salesforce:

• Gráfico: utilizado para comparaciones

• Tabla: buena para mostrar las cinco mejores listas

• Medidor: usada para mostrar el progreso hacia una meta

• Métrica: muestra un solo número

• VisualForce: usada para extraer datos de otras fuentes

5 Beneficios de Salesforce Reports para tu empresa

1. Ayuda a concentrarte en tu compañía

La arquitectura de Salesforce permite una reducción en el costo total de propiedad, menos pérdida de tiempo, reducción de riesgos y la capacidad de concentrarte en la administración de negocios en lugar de la tecnología. Esto significa que tendrás más tiempo y energía para garantizar el éxito de tu negocio. Tú te enfocas de la estrategia mientras Salesforce se encarga de tus informes.

2. También puedes ahorrar tiempo y dinero

La cantidad de tiempo que puedes ahorrar al implementar esta plataforma es considerable. Según un estudio, 4,000 clientes de Salesforce informaron que redujeron la cantidad de tiempo que pasaron haciendo informes en un 52 por ciento. Dado que probablemente estaban pagando a alguien para crear esos informes, probablemente también redujeron su presupuesto.

3. Ofrece informes y tableros en tiempo real

Con los informes y tableros de Salesforce los ejecutivos y colaboradores pueden contar con información actualizada en tiempo real, esto permite acortar los ciclos de aprobación, facilitar la toma de decisiones, realizar un seguimiento en vivo del retorno de la inversión o de los índices de conversión de clientes potenciales y mucho más.

4. Es una herramienta personalizable y flexible

Salesforce Reports es totalmente personalizable. Tus colaboradores pueden incluso elegir el color del gráfico de barras que desean. Todo esto es posible en una plataforma completamente intuitiva y amigable para los colaboradores que además de ser muy eficiente es fácil de usar y entender.

5. Cuentas con el apoyo de expertos

Salesforce es consciente de que tu empresa no puede detenerse. Por eso, otra ventaja de Salesforce Reports es que en caso de que algún colaborador tenga dudas al momento de crear informes o cuadros de mando o necesite algún tipo de asistencia técnica siempre podrá contar con el apoyo de un equipo de expertos.

Salesforce tiene una comunidad de socios en la que puedes despejar tus dudas con respecto al uso de cada una de las funcionalidades o también, puedes apoyarte en un partner experto como NextUp.

En NextUp podemos ayudarte durante la implementación del CRM Salesforce y ayudarte a aprovechar al máximo todas las funcionalidades de Salesforce Reports para que tu empresa alcance sus metas y logre niveles de productividad nunca antes alcanzados de la mano de su recurso más preciado: sus datos.

¡Contáctanos! En NextUp queremos apoyarte a lograr los objetivos estratégicos de tu negocio

  Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México