Es común entre las empresas que deciden llevar a cabo un proyecto de software CRM que deseen comenzar con la implementación inmediatamente después de que eligieron una opción de software y que encontraron a la empresa de consultoría o partner con quien querían trabajar. Esto es totalmente normal pues, después de haber pasado semanas o meses evaluando diversas opciones de software de ventas finalmente definieron que el ideal para su compañía es el CRM Salesforce y no pueden esperar para aprovechar las ventajas que les brinda utilizar esta herramienta.

Sin embargo, antes de entrar de lleno es necesario verificar que la organización se encuentre lista para comenzar oficialmente con la implementación Salesforce. Esto para poder garantizar se podrán alcanzar los objetivos que la compañía persigue con este proyecto y para evitar que se presenten situaciones que puedan alterar el rumbo del proyecto o retrasar el mismo.

Es por lo anterior que, en esta edición de NextUp, queremos compartirte 7 preguntas importantes que debes hacerte antes de la implementación de tu nuevo software de ventas. Así, podrás tener mayor seguridad de que todo se encuentra debidamente organizado para comenzar.

8 preguntas que debes responder antes de una implementación Salesforce

En seguida te compartimos algunas preguntas que debes hacerte antes de comenzar con la implementación del software CRM:

1. ¿Ya se ha definido quién será el líder de proyecto?

Como hemos mencionado anteriormente, el proyecto de implementación debe contar con un líder por parte de tu empresa. Esta persona tendrá la responsabilidad de guiar todo el proceso y de ser un vínculo entre tu compañía y el proveedor del software CRM. Es indispensable que el colaborador que elijas tenga conocimiento sobre los procesos de negocio, buenas habilidades para comunicarse, ejerza influencia y tenga autoridad sobre el resto de los integrantes del equipo interno y que cuente con tiempo disponible para poder ejercer su rol de líder adecuadamente.

2. ¿Se encuentra conformado el equipo interno de implementación?

Es recomendable que verifiques que el equipo incluye a los colaboradores clave, como por ejemplo los líderes de área  y que estos tengan disposición para apoyar la implementación del CRM Salesforce. Estas personas también deben tener conocimiento pleno de los procesos de negocio y las necesidades de tu compañía.

3. ¿La agenda del equipo interno de implementación se encuentra disponible en los próximos meses?

Una implementación de software CRM requiere de tiempo y atención para logar sus objetivos exitosamente. Por ello, es importante que revises con cada uno de los integrantes del equipo interno que sus agendas estén disponibles para atender el proyecto, que eviten agendar vacaciones y otros eventos que pueda ocasionar que se ausenten de la oficina y desatiendan las responsabilidades que les serán asignadas.

4. ¿Están bien definidos tus procesos de negocio?

No olvides que tus procesos de negocio deben estar bien definidos para que tu equipo interno de implementación pueda explicarlos sin problema o inconsistencia alguna al consultor externo y se adapten correctamente a la herramienta CRM.

5. ¿Cuáles son las fechas compromiso?

Es necesario que se encuentren establecidas las fechas que son determinantes para el proyecto, por ejemplo: Fecha de lanzamiento oficial del proyecto, fecha estimada para el cambio de base de datos y la salida en vivo de la base de datos.

De esta forma podrás llevar un puntual seguimiento de las actividades, buscando siempre que puedan cumplirse en las fechas establecidas y de la forma adecuada.

6. ¿Cuál será el plan para manejar la base de datos después de la implementación Salesforce?

También se requiere que definas quién será el administrador del sistema una vez que haya concluido la implementación del software CRM. Recuerda que esta persona será la encargada de dar mantenimiento a usuarios y a la base de datos, desarrollar los reportes necesarios, crear y actualizar materiales de apoyo, contribuir en los procesos de capacitación, informar sobre nuevas versiones de la herramienta, entre otras cosas.

7. ¿Has revisado al alcance del proyecto?

Asegúrate de que los objetivos y requerimientos del proyecto CRM sean claros ya que esto será el punto de partida y es indispensable que todo se encuentre debidamente organizado para lograr que la implementación se realice de forma exitosa.

8. ¿Has comunicado dentro de tu empresa sobre la implementación Salesforce?

Uno de los puntos primordiales para que todos los colaboradores de tu empresa que se verán involucrados en el uso de la herramienta puedan adoptar con facilidad el nuevo sistema es informarles con anticipación sobre el proyecto. Comunica el objetivo de esta implementación, los beneficios que recibirán, coméntales que serán capacitados para desempeñar su trabajo con ayuda del CRM, etc. De esta manera será más sencillo que tengan disposición para este cambio que realiza tu empresa, asimismo para que puedan prever en sus agendas el tiempo que deberán destinar para entrenarse en el uso del software.

Si ya has respondido positivamente a las preguntas anteriores, entonces tu compañía ya se encuentra lista para comenzar con la implementación de esta herramienta que será de gran provecho para todos.

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Oscar Pérez | Director General NextUp | Salesforce México